С января 2023 года в России начал работу новый орган — СФР, объединивший Пенсионный фонд и Фонд социального страхования, сохранив все их функции. Объединение привело к созданию новой формы отчетности — ЕФС-1, которая заменила несколько прежних отчетов: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и ДСВ-3.
Переход на новые формы
Новая форма ЕФС-1 включает титульный лист, два раздела и подразделы с отчетными бланками. В зависимости от предоставляемых данных, заполняются соответствующие разделы. При этом отчетный период и сроки сдачи могут различаться.
Заполнение формы ЕФС-1 похоже на заполнение старых форм.
Подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» подается при приеме на работу, увольнении, заключении или расторжении гражданско-правового договора, а также при переводе на другую постоянную работу или отказе работника от бумажной трудовой книжки.
Подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» заполняется по итогам года на лиц, например, выполнявших работы с правом на досрочную пенсию, находившихся в простое или в отпуске по уходу за ребенком от 1,5 до 3 лет или в неоплачиваемом отпуске.
В разделе 2 формы ЕФС-1 указываются данные о начисленных взносах на страхование от несчастных случаев на производстве. Таким образом, раздел 2 включает те же таблицы, что были в форме 4-ФСС (кроме одной – по страховым случаям).
Полная форма заполняется не всегда, обязательным для всех является только титульный лист.
Не только штрафы
Обязанность бизнеса своевременно предоставлять данные о страхователях и начислениях по страхованию остаётся.
Согласно статье 24 Закона № 125-ФЗ страхователи ежеквартально не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом, подают в территориальный орган страховщика по месту регистрации данные о начисленных страховых взносах в составе единой формы сведений, предусмотренной статьей 8 Федерального закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования».
За несвоевременную подачу отчетности или предоставление неполных либо недостоверных данных предусмотрен штраф в размере 500 рублей за каждого застрахованного. За несоблюдение порядка сдачи отчетности в электронной форме — штраф 1000 рублей.
За непредоставление сведений о трудовой деятельности (подраздел 1.1 формы ЕФС-1) также предусмотрены санкции: предупреждение от инспекции или административный штраф от 300 до 500 рублей для руководителя компании.
Электронная подача ЕФС-1
С 1 января изменения уже внесены в СБИС, и теперь отчет ЕФС-1 можно сдавать через сервис «СБИС Отчетность». Вместо вкладок «ПФР» и «ФСС» появился новый орган — СФР.
Для удобства можно подключить модуль «Зарплата и кадры», чтобы не вводить вручную данные о каждом сотруднике и суммах выплат. Система автоматически заполнит отчет, и вам останется только проверить данные перед отправкой.
Ответы от СФР
Так как форма новая, вопросы по ней остаются актуальными. Поэтому мы обратились к представителям СФР за разъяснениями. На ваши вопросы отвечает Софья Валерьевна Мальцева, заместитель начальника управления персонифицированного учета отделения СФР по Пермскому краю.
Индивидуальный предприниматель, использующий упрощенную систему налогообложения и патентную систему без сотрудников. Нужно ли подавать нулевую форму ЕФС-1 и какие разделы необходимо заполнять, если подавать?
Если отсутствуют наемные работники, то информация по форме ЕФС-1 в отношении самого предпринимателя (ИП) не подается.
По договору ГПХ необходимо подавать сведения на следующий день после заключения или с даты начала действия договора?
Сведения предоставляются не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения договора гражданско-правового характера с застрахованным лицом, а в случае прекращения договора — не позднее рабочего дня, следующего за днем его прекращения.
Заключаем договоры ГПХ с физическими лицами (не штатные сотрудники). Как заполнять форму ЕФС-1 при заключении таких договоров, какие поля обязательные, а какие нет?
В подразделе 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1 обязательно заполняются графы 1, 2, 3, 6, 8, 9, 10. Графа 4 заполняется при необходимости. Графы 5 и 7 не заполняются.
Если сотрудник находится в отпуске без сохранения заработной платы, нужно ли подавать форму ЕФС-1?
Подраздел 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1 «Сведения о страховом стаже» подается по окончании календарного года, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.
В отношении застрахованных лиц, которые в отчетном периоде находились в отпуске без сохранения заработной платы, подраздел 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1 «Сведения о страховом стаже» подается за весь период работы этих лиц, с указанием неоплачиваемых периодов кодом «НЕОПЛ» в графе 7 «Дополнительные сведения».
Таким образом, форма ЕФС-1 не так сложна, как кажется, главное — разобраться в нюансах. Наша техническая поддержка поможет вам с заполнением и решением любых технических вопросов. Уверены, вы справитесь.
Как сохранить документ на компьютер
СБИС хранит все файлы в своих реестрах. Но если нужно, вы можете сохранить архив на компьютер или на носитель.
1. Откройте карточку документа и во вкладке «Документы» нажмите значок .
2. Выберите формат для сохранения вложения:
— XML — нажмите «Скачать» или значок дискеты .
— PDF — нажмите «Сохранить в PDF».
Можно выделить несколько пунктов в реестре и выгрузить их в PDF или Excel, нажав на значок дискеты в панели массовых операций.
1. Откройте карточку файла и во вкладке «Документы» нажмите «Выгрузить»
— PDF — в виде печатной формы PDF со штампом ЭП.
— 1С или StoreHouse — в вашу учетную систему.
Как заполнить сведения о трудовой деятельности сотрудников (СЗВ-ТД)
Чтобы отправлять отчеты «СЗВ-ТД», зарегистрируйтесь в системе электронного документооборота СФР. Затем создайте и заполните отчет.
- Как подать заявление для сдачи СЗВ-ТД?
- В разделе «Отчетность» перейдите в «СФР» и нажмите «Трудовые книжки».
- Нажмите и выберите «СЗВ-ТД».
- Укажите организацию.
- Как создать отчет по мобилизованным сотрудникам?
- Что делать, если в списке нет нужного сотрудника?
- Подробнее о формулах и содержании каждого раздела
- Нажмите значок .
- Нажмите «Проверить». Если ошибок нет, нажмите «К отправке».
В течение одного рабочего дня Социальный фонд направит вам «Уведомление о доставке». Затем проверит документы и в течение трех рабочих дней пришлет:
- положительный протокол — если отчет принят;
- Уведомление об отказе — в случае выявления ошибок. Исправьте несоответствия и повторно отправьте отчет в течение 5 рабочих дней.
- Перейдите в раздел «СФР» и выберите «Трудовые книжки».
- Нажмите «+ Создать» и выберите «СЗВ-ТД».
- Укажите организацию.
- Как создать отчет по мобилизованным сотрудникам?
Внесите кадровые изменения, такие как увольнение или прием на работу. Заполните необходимые данные.
Как представить сведения по мобилизованным сотрудникам?
В течение одного рабочего дня Социальный фонд направит вам «Уведомление о доставке». Затем проверит документы и в течение трех рабочих дней пришлет:
- Положительный протокол — если отчет принят;
- Уведомление об отказе — в случае обнаружения ошибок. Исправьте несоответствия и повторно отправьте отчет в течение пяти рабочих дней.
- Перейдите в раздел «Пенсионный» и нажмите «Добавить». Выберите «Отчет» и создайте форму «СЗВ-ТД Сведения о трудовой деятельности работников».
- Как указать подписантом представителя?
Если требуется помощь по заполнению, нажмите здесь. Проверьте отчет с помощью кнопки и нажмите «Отправить».
Как узнать, что отчет принят?
СБИС 2.4 больше не поддерживается. Для создания и отправки отчетности, а также для обработки требований используйте Saby Report или СБИС 2.5 (если у вас нестабильное интернет-соединение).
Легкая загрузка из 1C и SAP
Если вы ведете кадровый учет в другой системе, СБИС получит данные о сотрудниках оттуда. Вам останется только нажать «Отправить».
Удобно редактировать
Для каждого кадрового события СБИС подскажет, какие поля нужно оставить пустыми, а какие заполнить и что именно указать. Он объяснит, как сдавать отчет в конкретной ситуации: на ИП, совместителей, иностранных граждан, пенсионеров.
Проверим по правилам ПФР
Перед отправкой СБИС убедится, что в вашем отчете достаточно сведений, а все реквизиты — СНИЛС, вид поручаемой работы, документ-основание — указаны верно, покажет ошибки и объяснит, как их исправить.
Напомним сдать в срок
Вам не нужно вносить СЗВ-ТД в свой календарь. СБИС сам проследит за датой очередного отчета и заранее уведомит вас об этом.
СБИС ведет кадровый учет за вас
Зачем каждый раз загружать данные? Сразу оформляйте все приемы и увольнения в СБИС — система автоматически включит нужные события в отчет и уведомит об этом Пенсионный фонд.
Распознавайте паспорта и СНИЛС. Проверка сотрудников
по базам ФНС и МВД.
Штатное расписание, переводы, совместители, воинский учет. Анализ текучести кадров.
Инструкции, приказы, заявления сотрудники подписывают электронно. График отпусков.
Все виды начислений и удержаний, KPI, мотивация. Электронные больничные.
Нашим клиентам есть, что сказать
Мы — первая система, освоившая технологию электронных трудовых книжек.
Каждый месяц через СБИС отправляется полмиллиона отчетов СЗВ-ТД.