Заявка на поставку: шаблон, пример, образцы и рекомендации по заполнению

Заявка может быть оформлена на любые товары, открытые для бронирования поставщиком по запросу заказчика:

• строительные материалы,
• канцелярские товары,
• хозяйственные принадлежности,
• мебель,
• техника,
• оборудование и т.д.

Процесс получения товара

Процедура получения товара с предварительной заявкой довольно проста.

1. Сначала представитель заказчика должен связаться с сотрудником компании-поставщика для обсуждения деталей процесса. Необходимо уточнить наличие товара на складе, срок его прибытия, объемы, тип, маркировку, качество и другие важные моменты.
2. Затем нужно определить наиболее удобный способ передачи готовой заявки: через электронные средства связи или по факсу, после чего можно приступать к оформлению документа.
3. После составления и передачи заявки сотрудник компании-поставщика обработает ее и при возникновении вопросов свяжется с заказчиком для уточнений. Если все в порядке и вопросов нет, заявку нужно будет подтвердить. Затем она отправится на склад, где товар будет забронирован (если подтверждение не будет получено, продукцию снимут с брони).

При соблюдении всех этапов процедуры резервирования заказчик может быть уверен, что получит необходимые товарно-материальные ценности со склада поставщика в требуемом объеме и качестве в установленный срок.

Преимущества и недостатки заявки

Заявка является документом, фиксирующим намерение заказчика получить конкретный товар в определенный срок.

Преимущества

Главное преимущество заключается в том, что заявка гарантирует бронирование необходимой продукции на складе поставщика под конкретного заказчика.

Недостатки

Однако, если возникнет необходимость заменить товар на другой, не указанный в заявке, могут возникнуть сложности. Также сложности могут возникнуть при отказе от ранее отправленной заявки.

Можно ли отказаться от заявки на поставку товара

Закон предусматривает возможность отказа от заявки на поставку товара в определенных случаях, например, при попадании заказчика в сложные материальные условия, не позволяющие выполнить договоренности с поставщиком. Однако у заказчика должны быть доказательства его сложного положения.

В большинстве случаев необоснованный отказ от заявки считается нарушением условий договора.

Отказ от составленной, отправленной и принятой заявки неправомерен, и поставщик вправе обратиться в суд для защиты своих интересов.

Кто составляет заявку

Формированием заявки может заниматься любой сотрудник предприятия-заказчика, в чьи должностные обязанности входит эта функция: бухгалтер, экспедитор, логист и т.д. На малых предприятиях этим часто занимаются сами директора.

На что обратить внимание при оформлении заявки

Особых требований к содержательной части и оформлению заявки нет: ее можно писать на фирменном бланке предприятия или на обычном листе формата А4, А5, от руки или напечатав на компьютере.

Главное, чтобы заявка была подписана «живой» подписью представителя компании-заказчика (директора или другого сотрудника, обладающего правом подписи таких документов).

Нет необходимости заверять документ печатью организации: с 2016 года юридические лица освобождены от обязательного использования печатей в своей деятельности (если только это не предусмотрено внутренними нормативными актами компании).

Обычно заявка составляется в двух экземплярах: один отправляется поставщику, другой остается у заказчика. Отправленный экземпляр должен быть зарегистрирован в журнале учета исходящей документации.

Как оформить заявку на поставку товара

Заявка необходима для того, чтобы заказчик в рамках заключенного договора закрепил за собой право на получение товара, находящегося у поставщика в течение оговоренного периода. Заявка может быть оформлена однократно или подаваться регулярно в течение срока действия договора.

Обычно заявка является приложением к договору и не может существовать как самостоятельный документ. Порядок подачи заявки, время или периодичность поставки определяются договором.

4 Пример заявки

Сохраните ценную информацию или поделитесь ею с друзьями и получите бесплатный доступ к поисковой системе «База Заказов» в рамках акции «Приведи друга».

Кто может написать заявку

Заявку может составить любой сотрудник организации-заказчика, в чьи должностные обязанности входит выполнение данной функции. Обычно на небольших предприятиях заявку пишет секретарь или директор.

Читайте в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера»:

• Практическая статья: редактируем деловые письма в 4 этапа
• Деловая переписка как вызов: настройте адресата на позитив
• Какие методы помогут подготовить качественный текст делового письма

На что обратить внимание при составлении заявки

Заявка обычно пишется в свободной форме, и специальных требований к ее содержанию не существует. Ее оформляют на фирменном бланке компании или на листе форматов А4 или А5. Бланк оформляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Заявку можно написать от руки или распечатать на принтере. При составлении письма-заявки важно уделить внимание формам обращения.

Главное требование к письму-заявке — наличие подписи руководителя или ответственного лица. Несколько лет назад юридические лица освободили от необходимости заверять бланки заявок печатью организации. Если такая норма не закреплена в локальной нормативной документации компании, печать не требуется.

Как правило, заявку составляют в двух экземплярах. Один отправляют поставщику, другой остается у заказчика. Как и вся исходящая документация, отправленный экземпляр заявки должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации компании.

Можно ли отказаться от заявки на поставку товара

Часто необоснованный отказ от поставки товара является нарушением условий сделки или договора. Если клиент отказывается от заявки, составленной, оформленной и принятой по всем правилам, поставщик вправе обратиться в суд для восстановления справедливости.

Иногда право на отказ от заявки предусмотрено законом. Это касается случаев, когда покупатель находится в затруднительном материальном положении, не позволяющем ему выполнить условия договора. В таких ситуациях необходимы доказательства данного факта.

Нужен ли ответ на письмо-заявку

Заявки, в отличие от писем-просьб и писем-запросов, не требуют ответа в форме письма. В ответ на письмо-заявку получатель выполняет определенные действия по реализации заявленной просьбы: поставка товаров, включение указанных в заявке лиц в число участников мероприятия, высылка необходимых материалов или изданий и т. п.