Если вы не знаете, что делать, когда бывший сотрудник просит копию рабочего документа, ознакомьтесь с этой статьей. Ниже вы узнаете, какие документы нельзя выдавать, а какие можно. Тип документа, который вам необходимо опубликовать, зависит от типа документа и его содержания. Учитывайте конкретную просьбу. Поймите, когда можно отказать бывшему коллеге, а когда лучше рискнуть.
3 условия, при которых можно выдавать документы сотрудникам
В законе нет перечня документов, которые можно и нельзя выдавать бывшим сотрудникам. Поэтому мы остановимся на трех условиях
Условие 1. Документ, который запрашивается у бывшего сотрудника, напрямую связан с его прежней работой. Например, это приказ о предоставлении ему льгот. Вы не можете выдать бывшему сотруднику документ, который не имеет к нему прямого отношения.
Условие 2. Вы предоставили запрошенные документы, потому что обязаны сделать это по закону. Если бывший коллега просит документы, которых у вас нет, потому что вы не должны их предоставлять, вы не обязаны их формулировать.
Предположение 3. Документы не содержат персональных данных других сотрудников. Если есть — вы можете выдать только один отрывок.
Бывший работник просит копии локальных нормативных актов
Коллективный трудовой договор, правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), должностные инструкции, положения об оплате труда, команды с показателями эффективности и результативности — все эти документы имеют отношение к работе. Но если они должны быть предоставлены по просьбе бывшего сотрудника, мы их рассмотрим.
Коллективный договор и ПВТР
Вы имеете право не предоставлять бывшему сотруднику копии коллективного трудового договора и трудового законодательства. Эти документы не имеют никакого отношения к трудовым обязанностям, которые он выполнял. Если он обратится в суд, его там не поддержат. Есть примеры решений в пользу работодателя.
В одном случае суд указал, что работник должен получать копии документов, подтверждающих события, связанные с исполнением трудовых обязанностей, такие как прием на работу, увольнение, перевод на другую работу, начисление заработной платы, аттестация, вредные или опасные условия труда. В коллективном договоре ссылки на такие документы нет (постановление Апелляционного суда Владимирской области от 6 августа 2018 года по делу № 33А-2122/2018).
В другом деле суд постановил, что работодатель не обязан предоставлять копию коллективного договора и ЕИБ предыдущему работнику, поскольку тот был ознакомлен с ними при приеме на работу. Этого достаточно (Суд Санкт-Петербурга от 04. 02. 2020 № 33-87/2020, Суд Санкт-Петербурга от 02. 02. 2020 № 2-7632/2019).
Еще один аргумент судьи в пользу работодателя заключается в том, что после увольнения работника ни коллективный договор, ни ЕТАК не касаются его работы. Требования ст. 62 ТК РФ о выдаче документов, связанных с трудовой деятельностью, к ним уже не применимы (Апелляционное определение Санкт-Петербургского суда от 04. 04. 2018 № 33-6491/2018).
Документы с персональными данными других работников
Не выдавайте бывшим сотрудникам копии документов, содержащих персональные данные других лиц. Это опасно тем, что за передачу персональных данных без согласия работника предусмотрен штраф от 30 000 до 150 000 рублей, а его руководителя от 20 000 до 40 000 рублей (ст. 13. 11 КоАП РФ).
Программы отпусков, трудовые книжки, расчетные листы, расчетные листы по заработной плате и справки по форме СЗВ-М относятся к трудовой деятельности бывших работников, но содержат персональные данные других лиц. Работодатели обязаны выдавать копии этих документов, но не в полном объеме. Для бывшего работника выдержки из этих документов содержат информацию только для него (дело 33-12319/2018, назначение Нижегородского областного суда).
Докладная или служебная записка
Выдача копии служебной записки или отказ в ее выдаче зависит от ее содержания. Вариантов может быть два, и в каждом из них необходимо предпринять разные действия.
Сотрудник может быть наказан в соответствии с меморандумом о взаимопонимании. Если бывший сотрудник просит предоставить ему копию документов, касающихся дисциплинарной ответственности, безопаснее предоставить эти документы. Иначе суд решит, что ваш отказ лишает гражданина права на защиту от несправедливого наказания (по делу 72-787/2014, решение Свердловского районного суда от 14 октября 2014 года).
Меморандум об оценке эффективности. Если бывший сотрудник просит предоставить ему документы об оценке эффективности (служебные задания, служебные записки, требования или объяснения), ему может быть отказано. Эти документы не имеют прямого отношения к его работе и предназначены только для формального использования. Результатом внутреннего контроля является выдача соответствующего распоряжения. И вы уже знакомы с сотрудником по ней.
Документы, которых у работодателя нет
Бывший сотрудник запрашивает документы, которых у работодателя нет или которые по каким-то причинам не могут быть предоставлены компании. Должны ли вы их собирать? Нет. Работодатель еще не выдал эти документы. Ниже приведены два примера из судебной практики.
Графики сменности за «не тот» период
Бывший сотрудник может запросить документ, который вы не предоставили, потому что по закону не обязаны этого делать. В этом случае вы не обязаны предоставлять какие-либо конкретные документы. Откажитесь от просьбы сотрудника.
Например, бывший сотрудник попросил у компании график сменности на квартал. У работодателя их не было, так как он составлял отдельные годовые графики для каждого сотрудника. Работодатель ввел такую систему для каждого сотрудника, поступившего на работу в ноябре предыдущего года. Суд не нашел нарушений в поведении работодателя (апелляционное определение Свердловского районного суда от 30 августа 2018 года по делу № 33-15409/2018).
Заявление о приеме на работу и переводе утрачены
Вы вправе не выдавать бывшему сотруднику документ, который должен был быть, но по каким-то причинам был утерян. Однако этот факт должен быть зафиксирован. В таких случаях суды отдают предпочтение работодателю. Более того, даже если такая обязанность наложена, эти документы не могут быть выданы. Приведем пример.
Работница просит выдать ей копию заявления о приеме на работу и переводе на другую должность, которое не может быть найдено в ее личном деле. Работодатель представил доказательства утраты. Суд вынес решение в пользу работодателя. Работодатель не обязан выдавать документы, которых у него нет (Апелляционное определение Нижегородского районного суда г. Нижнего Новгорода от 16 октября 2018 г., дело № 33-12319/2018).
Перевод на другую работу на полный рабочий день допускается только с письменного согласия работника. Чтобы перевести сотрудника на другую работу, заключите с ним дополнительное соглашение к трудовому договору и издайте приказ по форме Т-5 или другой форме. Данный порядок определен статьей 72 Трудового кодекса РФ, статьей 72.1, частью 1, Методическими указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата РФ от 1 мая 2004 г. № 1.