Что делать, если неправильно начислили больничный: пошаговая инструкция | ГОБУЗ «Новгородский центр общественного здоровья и медицинской профилактики»

Пособие по временной нетрудоспособности выплачивается следующим образом:

За первые три дня (только при заболевании или травме работника) — за счет средств страхователя.
За основной период, начиная с четвертого дня нетрудоспособности работника — за счет средств бюджета ФСС.

Расчетный период для пособия по временной нетрудоспособности включает два календарных года, предшествующих текущему году, в котором наступила нетрудоспособность. Например, для больничных в 2022 году рассматриваются данные за 2021 и 2020 годы.

Кто рассчитывает среднюю заработную плату? Если работодатель передает информацию, то он может допустить ошибку в расчете, что приведет к неправильным выплатам ФСС. Как можно пересчитать больничные? Если подается иск в суд, кто будет ответчиком — ФСС? Или ФСС самостоятельно получает информацию из ПФР и других органов о средней заработной плате?

С 01.01.2022 все расчеты по больничным и пособиям по материнству выполняет ФСС РФ. Работодателям было рекомендовано предоставить сведения по всем сотрудникам в ФСС РФ.

Информация о заработной плате запрашивается ФСС РФ в ПФ РФ.

Спорные выплаты имели место в 2021 году.

Новые правила взаимодействия между ФСС РФ и работодателями установлены постановлением Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010.

Порядок формирования электронных листков нетрудоспособности утвержден приказом Минздрава России от 23.11.2021 № 1089н.

Взаимодействие между работодателями и ФСС России осуществляется через систему электронного документооборота (СЭДО).

Теперь работодатели освобождены от обязанности заполнять часть электронного больничного (в частности, указывать размер среднего дневного заработка).

В соответствии с пунктами 17–18 Правил медицинские организации формируют электронные листки нетрудоспособности и размещают их в информационной системе ФСС России (ЕИИС «Соцстрах»). После этого ФСС России запрашивает в ПФР сведения о застрахованном лице и работодателе в течение одного календарного дня.

Информация о начале действия электронного больничного направляется работодателю и в личный кабинет физического лица на портале государственных и муниципальных услуг.

ФСС России также предоставляет следующие сведения работодателям и физическим лицам:

о продлении, закрытии и аннулировании ЭЛН;
о направлении на медико-социальную экспертизу;
о дополнении ЭЛН сведениями о результатах медико-социальной экспертизы.

Работодатели обязаны заполнять свою часть ЭЛН в течение 3 рабочих дней с момента получения информации о закрытии ЭЛН (пункт 22 Правил). Сведения, которые должен предоставить работодатель, отражаются в запросе от Фонда. Это могут быть, например, сведения о:

стаже;
замене календарных лет;
региональном коэффициенте;
продолжительности рабочего времени.

Если работодатель не предоставит полный объем сведений или документов, Фонд в течение 5 рабочих дней после их получения направит ему извещение о необходимости предоставить недостающие данные.

Получение такого извещения требуется подтвердить в течение 3 рабочих дней с момента его получения. Если работодатель не выполняет указанных действий, Фонд направит извещение заказным письмом, которое будет считаться полученным через 6 рабочих дней после отправления (абз. 3, 4 п. 10 Правил). Необходимо предоставить недостающие данные и документы в течение 5 рабочих дней после получения извещения (абз. 5 п. 10 Правил).

Если Фонд обнаружит нарушения в заполнении больничного листа, то в течение 5 рабочих дней после закрытия больничного листа направит извещение с перечнем необходимых исправлений. Работодатель обязан внести исправления в ЭЛН не позднее 5 рабочих дней после получения извещения (п. 11 Правил).

Если на дату назначения пособия сотрудник не представит работодателю справку о заработке от других работодателей, Фонд назначит пособие исходя из информации о заработке только от данного работодателя. Впоследствии сотрудник может предоставить справку и заявление о перерасчете пособия.

Согласно п. 13 Правил, работодатель должен передать сведения из справки о заработке и заявление о перерасчете пособия в Фонд в течение 5 рабочих дней с даты их получения от сотрудника.

Если на дату назначения пособия сотрудник не написал заявление о замене лет расчетного периода, но Фонд не запросил такое заявление, сотрудник может сделать это после получения пособия. Работодателю потребуется передать в Фонд сведения о замене лет не позднее 5 рабочих дней после получения заявления о замене от сотрудника (п. 14, 22 Правил).

Советуем прочитать: Как оформить справку о безработице и зарегистрироваться в ЦЗН: необходимые документы и процедура получения пособия, проверка доходов и применение санкций

Из всего вышеизложенного следует, что Фонд проведет перерасчет и доплатит пособие.

Ответственность за предоставление недостоверных сведений или документов регулируется ст. 15.2 Закона № 255-ФЗ от 01.01.2022:

за отказ предоставить необходимые документы для назначения пособий предусмотрен штраф в размере 200 рублей за каждый непредоставленный документ;
за предоставление недостоверных сведений или документов, в результате чего было излишне выплачено пособие, предусмотрен штраф в размере 20% от суммы излишне понесенных расходов, но не более 5 000 рублей и не менее 1 000 рублей;
за нарушение установленного срока представления запрашиваемых сведений предусмотрен штраф в размере 5 000 рублей.

Добровольный возврат переплаты

В случае излишне выплаченного больничного сотруднику можно попросить вернуть деньги. Однако работник может отказаться от такого возврата. Взыскание переплаты возможно только через суд, если имеются доказательства счетной ошибки или подлога документов со стороны работника.

Если сотрудник согласен вернуть переплату, он должен подтвердить это письменно (заявлением) (письмо ФСС от 20.08.2007 № 02-13/07-7922).

Взыскание переплаты, если работник отказывается

Если переплата не связана с действиями работника или счетной ошибкой и работник не согласен вернуть деньги, взыскание переплаты через суд невозможно.

Правильное оформление взыскания переплаты

Если сотрудник согласился вернуть переплату, возникшую из-за бухгалтерской ошибки, необходимо оформить все документы правильно.

1. Подготовить бухгалтерскую справку

При выявлении ошибки в расчете пособия по больничному бухгалтер должен составить соответствующую справку, описывающую суть допущенной ошибки.

2. Уведомление о переплате по больничному

Работодатель обязан уведомить сотрудника письменно о переплате по больничному листу. В уведомлении предлагается согласовать удержание этой суммы из заработной платы сотрудника.

3. Согласие на удержание переплаты

Для согласия на удержание переплаты из заработной платы бухгалтерия требует письменное согласие работника. Это может быть отдельное заявление с указанием суммы переплаты или отметка «согласен на удержание» на уведомлении.

4. Процедура удержания излишне выплаченных сумм

При выплате заработной платы можно удержать не более 20% излишне выплаченной суммы, согласно законодательству. Если сотрудник увольняется, остаток переплаты может быть взыскан только через суд.

Если переплата по больничному листу произошла по ошибке работодателя или ФСС, необходимо провести корректировку отчетности и компенсировать ущерб фонду. При этом требуется письменное согласие работника на возврат переплаты и удержание ее из его заработной платы.

Для корректных бухгалтерских проводок по возврату переплаты по больничному листу следует сделать следующее:

Получить письменное согласие работника на возврат переплаты.
Получить заявление от работника на перерасчет пособия.
Провести корректировку в РСВ и направить в ФСС реестр с отметкой «Перерасчет».
Компенсировать Фонду излишне понесенные расходы.

Бухгалтерские проводки при возврате переплаты по больничному листу

Если пособие по временной нетрудоспособности было выплачено в большем размере, чем необходимо, необходимо сделать следующие проводки:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70 — сторнирование излишне начисленного пособия за первые три дня болезни за счет средств организации;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» — сторнирование излишне начисленной суммы НДФЛ.

Изменения в налоговой карточке должны быть отражены в том месяце, когда были произведены корректировки.

Как компенсировать ФСС излишние расходы по выплате пособий

Новые правила работы с больничными пособиями предполагают, что ФСС выплачивает пособия напрямую работникам на основе предоставленных организацией данных. Однако любая ошибка в расчетах может повлечь за собой штрафы и компенсации в пользу ФСС.

Советуем прочитать: Императивные и диспозитивные нормы

Реклама 16+. АО «ПФ «СКБ Контур». Реквизиты ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А.

В случае неверных сведений компания может столкнуться с штрафом в размере 20% от излишне выплаченной суммы и обязана возместить ФСС ущерб, причиненный ей из-за ошибок.

Ответственность работодателя за ошибки не ограничивается одним лишь штрафом. Начиная с января 2022 года, внесены дополнения в закон, обязывающие компенсировать Фонду излишние расходы, а также устанавливающие порядок их возмещения (пункт 6.1 пункт 2 статьи 4.1 Закона № 255-ФЗ).

Федеральная служба по страхованию сообщает о возможности выявления ошибок в ходе проверок. В рамках проверок на местах и офисных проверок ФСС может выявить, что работодатель предоставил неполные или недостоверные данные. В случае выявления того, что эти неточности привели к переплате пособия, инспекторы примут решение о их возмещении.

ФСС выносит решение о возмещении, которое в течение пяти рабочих дней направляется страхователю. Это решение может быть отправлено в электронном виде через ТКС. Через 10 рабочих дней после получения, решение вступает в силу, и ФСС направляет страхователю требование о возврате излишне понесенных расходов.

Согласно требованию, работодатель обязан выполнить его. В требовании будут указаны сроки и реквизиты для перечисления суммы. Если работодатель не выполнит требование добровольно, ФСС вынуждена будет обратиться в суд с иском о взыскании убытков.

Включает ли сумма возмещения НДФЛ?

Налог на доходы удерживается из выплаты прямо у получателя (пункт 4 статьи 226 НК РФ). Таким образом, НДФЛ является частью пособия, которая направляется в бюджет, а не получателю. Следовательно, возмещение всех сумм ФСС производится с учетом НДФЛ.

Если работодатель допустил ошибку в расчетах, то нет оснований для взыскания с сотрудника переплаты в ФСС, что исключает корректировку налога и дохода в виде пособия.

Проще говоря, лишнее пособие (за вычетом НДФЛ) остается у получателя, НДФЛ уплачивается в бюджет, а работодатель перечисляет Фонду всю переплаченную сумму ФСС (лишнее пособие с учетом НДФЛ).

Как исправить ошибку в расчетах пособия

Если работодатель исправляет неверные сведения в ФСС до выплаты лишней суммы, это исключает основания для взыскания убытков. Однако после выплаты пособия исправление данных лишь начнет процедуру взыскания убытков, но не изменит размер компенсации.

С другой стороны, самостоятельные корректировки могут повлиять на сумму штрафа. Это можно рассматривать как обстоятельство, смягчающее ответственность, перечень которых определяется законом (пункт 4 статьи 15.2 Закона № 255-ФЗ, пункт 4 пункт 1 статьи 26.26 Закона № 125-ФЗ). Следовательно, штраф должен быть снижен минимум вдвое (пункт 4 статьи 15.2 Закона № 255-ФЗ, пункт 5 статьи 26.26 Закона № 125-ФЗ).

Страхователь не может включить в расходы штраф за предоставление недостоверных сведений и суммы возмещения, перечисленные по требованию ФСС. Запрещено учитывать в расходах как штрафы, так и возмещение убытков, направляемое в государственные внебюджетные фонды (пункт 2 статьи 270 НК РФ).

Кто обязан возмещать расходы ФСС, если работодатель не виноват

Если ошибку в данных допустил работодатель, он обязан возместить излишние расходы ФСС. Однако если недостоверные данные были предоставлены по вине сотрудника или медицинской организации, ответственность переходит на виновного.

Реклама 16+. АО «ПФ «СКБ Контур». Реквизиты ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А.

Ошибка работника

Переплаты могут быть взысканы с застрахованного лица в случае счетной ошибки или предоставления работником неверных сведений (пункт 6 статьи 15 Закона № 255-ФЗ). В обоих случаях ФСС осуществляет взыскание с работника (статья 4.7 Закона № 255-ФЗ), что подтверждается формой решения о взыскании (утв. Приказом ФСС России от 27.12.2021 № 594), разрешающей взыскание с физического лица-получателя пособия.

Советуем прочитать: Современные акции

Работодатель имеет право требовать возврата лишних выплат по больничному только в случаях, когда эти выплаты были произведены за его счет (в том числе за первые три дня нетрудоспособности). Однако работодатель не может требовать компенсации с работника за суммы, выплаченные в адрес ФСС по требованию о возмещении излишних расходов пособий.

Ошибка медорганизации

Статья 4.7 Закона № 255-ФЗ предусматривает возможность взыскания излишне понесенных расходов не только с страхователя, но и с других участников процесса, включая медицинское учреждение, предоставившее недостоверные сведения. Однако утвержденные Приказом ФСС России варианты решения данной ситуации не предусматривают.

Если излишняя выплата была вызвана ошибкой медицинского учреждения, работодатель не несет ответственности за возмещение расходов. Возможность взыскания расходов возможна только в случае представления медицинским учреждением недостоверных сведений или сокрытия информации, влияющей на размер страхового обеспечения (п. 4 ст. 4.7 Закона № 255-ФЗ).

Как оспорить решение ФСС о возмещении

Статья 4.1 Закона № 255-ФЗ предоставляет страхователям право обжаловать любые ненормативные акты ФСС. Если компания не согласна с решением о возмещении расходов, она может подать жалобу в вышестоящий орган ФСС или в суд в течение трех месяцев со дня получения требования (п. 5 п. 1 ст. 4.1 Закона № 225-ФЗ, п. 7 ст. 26.21 Закона № 125-ФЗ). Подача жалобы не приостановит действие решения, если ходатайство работодателя не будет удовлетворено.

Неправильная оплата больничного: как исправить?

Здравствуйте! У нас возникла проблема с оплатой листка нетрудоспособности для совместителя, отработавшего менее двух лет у одного работодателя. Листок был оплачен полностью, что не соответствует законодательству. Каким образом можно исправить данную ошибку?

Исправление данных для расчета пособий

Пример пересчета выплаты, если были указаны неверные данные в Ответе на запрос СФР

Больничный лист был рассчитан на основе данных, указанных в Ответе на запрос, где были ошибочные данные о заработке. СФР выплатил пособие, но затем потребовал перерасчет.

Шаг 1. Создание и отправка Запроса данных СФР о среднем заработке, если необходимо.

Шаг 2. Подготовка документа-исправления Больничного листа, если необходимо: