Официальный язык в Российской Федерации — русский язык.
Официальный язык, принятый в республике, включенной в состав Российской Федерации в соответствии с законодательством данной республики.
Языки других народов, проживающих на территории Российской Федерации, признаются и охраняются в соответствии с законодательством каждого субъекта Российской Федерации.
Если к органу местного самоуправления поступит запрос, составленный на иностранном языке, данный запрос будет рассмотрен в соответствии с установленным порядком этого органа.
Сведения о лице, инициировавшем запрос:
ФИО индивида либо название организации, союза, государственного органа или органа местного самоуправления.
Предоставьте свои контактные данные, чтобы мы могли связаться с вами для ответа на ваш запрос или уточнения его содержания. Укажите почтовый адрес, номер телефона и/или факса, а также адрес электронной почты.
2. Сведения о получателе обращения (в случае, если обращение представлено в письменной форме, включая электронный документ):
Наименование самоуправления города или деревни, либо фамилия и инициалы, либо должность главы этой организации
3. Прямой запрашиваемый контент.
Официальный язык в Российской Федерации — русский язык.
Официальный язык, принятый в республике, включенной в состав Российской Федерации в соответствии с законодательством данной республики.
Языки, принадлежащие к народам, проживающим на территории Российской Федерации, регулируются законодательством соответствующего региона Российской Федерации.
Запись требования в журнале:
— в течение трех календарных дней после получения заявления в учреждение местного самоуправления, если запрос был подан в письменной форме.
— в случае, если запрос представлен в устной форме, требуется указать дату и время поступления
2. Анализ требований.
Если вопрос не связан с деятельностью местного органа самоуправления, следует:
В течение недели после регистрации запроса, требуется обратиться к государственному органу или органу местного самоуправления, ответственному за предоставление нужной информации.
В течение недели с момента подачи запроса требуется уведомить инициатора о перенаправлении запроса.
Если вопрос не имеет отношения к деятельности местного органа самоуправления и орган самоуправления не располагает информацией о наличии запрашиваемых данных в другом государственном органе или органе местного самоуправления, необходимо уведомить автора запроса о этом в течение семи дней после регистрации запроса.
При потребности орган муниципального управления вправе уточнить суть просьбы.
3. Сообщение с ответом на запрос будет предоставлено в течение 30 дней с момента регистрации запроса.
Если невозможно ответить на запрос в течение 30 дней, пользователю будет сообщено о задержке ответа в течение 7 дней после регистрации запроса. В уведомлении будет указана причина задержки и новый срок предоставления информации. Срок предоставления ответа на запрос не может быть более 15 дней после законного срока ответа на запрос.
Детали о создателе решения:
название учреждения муниципального управления;
адрес электронной почты муниципального органа городского управления;
Должность человека, который поставил свою подпись под данным ответом.
2. Информация для ответа (указание номера регистрации и даты).
3. Требуемая информация, может быть предоставлена в качестве приложения к ответу, или может быть мотивированным отказом от предоставления информации.
Если вы хотите получить информацию, которая была опубликована в СМИ или размещена в сети Интернет, в вашем ответе на запрос можно указать название, дату и номер СМИ, в котором была опубликована эта информация, а также (или) официальный веб-адрес, где можно найти нужную информацию.
В случае, когда требуется предоставить сведения, относящиеся к информации, доступ к которой ограничен, в ответе на запрос обязательно укажутся тип, название, номер и дата принятия соответствующего акта, по которому доступ к данной информации ограничен.
Если требуется получить информацию, которая состоит из открытой и ограниченной для доступа информации, местные органы самоуправления обязаны предоставить запрашиваемые сведения, за исключением конфиденциальных данных.
Если речь идет о предоставлении информации на бумажном носителе, то в зависимости от формата бумаги имеет место определенное количество страниц. Например, на листе формата A4 можно поместить до 20 страниц текста, на листе формата A3 – до 10 страниц, на листе формата A2 – до 5 страниц. В случае, если мы рассматриваем формат, превышающий A2, то на странице такого размера можно разместить только одну страницу информации.
Обеспечение электронного формата для передачи информации: 1 мегабайт.
Если пользователю отправляется информация по почте, и если объем запрашиваемых документов и/или материалов на бумажном носителе меньше или равен указанному объему, то расходы, связанные с пересылкой копий этих документов и/или материалов по почте, будут покрыты за счет бюджетных средств.
1. Отправка информации с использованием письменного переносителя по почтовому направлению.
2. Прямо внутри учреждения местной власти.
Если пользователь этого хочет, то информация, которую он запрашивает, может быть предоставлена ему на бумаге или в виде электронных файлов на компьютерном носителе (например, на жестком диске, USB-накопителе или дисковом массиве). Эта информация будет передана пользователю непосредственно в органе местного самоуправления в соответствии с существующими правилами и инструкциями.
Отправка электронных сообщений с информацией с помощью электронной почты.
Если количество требуемых цифровых данных не превышает предельное количество и электронная почта пользователя указана в запросе, то информация будет бесплатно отправлена пользователю на указанный адрес электронной почты.
4. Запись пользовательской информации на устройство для хранения данных компьютера.
Если пользователь хочет получить информацию, которая записана на накопительном устройстве, по почте, то он должен сам оплатить все расходы, связанные с отправкой компьютерного накопительного устройства по почте. Расходы рассчитываются в соответствии с тарифами на оказание универсальных услуг связи, которые действуют на дату запроса и утверждены органом местного самоуправления. Однако, если оператор почтовой связи и пользователь услуг почтовой связи заключили договор, то могут быть установлены иные условия оплаты.
5. Возможность сохранить данные на платное компьютерное хранилище, предоставляемое муниципальным органом управления.
Если гражданин не предоставляет компьютерное устройство для хранения информации в орган местного самоуправления, то стоимость этого устройства будет включена в плату за предоставление информации.
Поставленный запрос не даёт возможности получить нужные сведения о действиях муниципальных органов управления.
В запросе отсутствует указание почтового адреса, адреса электронной почты или номера факса для обратной связи, а также контактного телефона в случае необходимости связи с отправителем запроса.
Мы не можем предоставить запрошенную информацию, так как она не связана с функциями нашей организации местного самоуправления, к которой был обращен запрос.
Требуемая информация касается данных, доступ к которым ограничен.
Некоторое время назад пользователь уже получал запрашиваемую информацию.
При обращении возникает вопрос о правовой оценке актов, принятых органом местного управления. Также требуется провести анализ деятельности этого органа или подведомственных организаций, а также выполнить другую аналитическую работу, не связанную непосредственно с защитой прав пользователя, который направил запрос на получение информации.
Наталья ЗДОРОВА — помощник руководителя подразделения, отвечающего за разработку образовательных программ и организационное развитие в ИГМУ.
Запрос о предоставлении информации: как правильно дать ответ! Образец письма
Запрос о предоставлении информации: как правильно дать ответ! Образец письма
В процессе ведения своей деятельности каждая организация ощущает потребность в написании ответного письма на запрос.
Для успешного создания таких документов, необходимо обладать знаниями о порядке и правилах их составления.
Данное объяснение посвящено тому, как следует реагировать на электронное письмо, в случае положительного и отрицательного результата.
Важно отметить, что запросы, поступающие в организацию, имеют большое разнообразие по своему характеру. Это могут быть письма от государственных органов, таких как налоговая инспекция, от клиентов, деловых партнеров, поставщиков и других. Время ответа на запрос зависит от перечня требуемых документов и объема информации.
Подача ответа на запрошенную информацию обычно предполагает наличие однородных данных, содержащихся в следующих разделах:
Универсальные фразы
При написании ответного письма на запрос информации необходимо применять разнообразные выражения делового стиля.
Итак, все разнообразие общепринятых выражений, применяемых при составлении ответного письма, возможно классифицировать следующим образом:
Как ответить на запрошенные данные?
Важно отметить, что ответ на запрос информации в письменной форме может быть классифицирован на две основные категории:
У каждой из данных категорий писем имеются свои собственные характерные особенности, относящиеся к их структуре и формированию.
Если результат окажется положительным
Придерживаясь оптимистического подхода, положительный результат может быть достигнут следующим образом:
от выполнения задания, вы лишаете себя возможности получить новый опыт и обрести новые навыки.
Отказ будет являться отрицательным в случае, если будут предоставлены следующие условия.
При необходимости отклонить запрос, крайне важно сформулировать вежливый и тактичный отказ в передаче соответствующей информации.
Пошаговая инструкция по составлению документа
Приводимая здесь информация предоставляет руководство по составлению ответного письма на запрос.
Для составления ответа можно использовать предварительно подготовленный формат фирменного бланка, который обычно включает в себя все необходимые данные организации.
Часто встречающиеся ошибки
В ответах на запросы часто можно выделить ряд распространенных ошибок.
Необходимо иметь в виду, что в деловой переписке важно придерживаться нескольких основных принципов: быть лаконичным, ясным и недвусмысленным.
Подготовка ответного письма на запрос информации является довольно простой задачей. Главное, чтобы была ясная последовательность всех важных элементов письма, а также соблюдались основные требования, которые обычно предъявляются к деловым письмам.
Ответ на письмо-запрос. Письмо-ответ
Ответ на письмо-запрос. Письмо-ответ
Ответ на запрос, получаемый письменным путем, считается незыблемым правилом корпоративной этики. Обычно лица, желающие получить информацию о деятельности предприятия, его товарах, услугах, ценах и скидках, обращаются с запросами либо потенциальные партнеры компании, либо уже имеющиеся контрагенты, которые ищут информацию о сроках поставки, оплаты, доставке или корректировке документов и т. д.
В ответ на полученный запрос мы предоставляем официальное уведомление, которое является неотъемлемой частью корпоративного документооборота нашей компании. Однако, время от времени, в наш почтовый ящик могут попадать спам-сообщения или иные виды нежелательной почты. В таких случаях, нет необходимости отвечать на подобные письма.
Общие правила написания ответа
Важно учесть, что на письмо должен отвечать сотрудник, на имя которого оно было адресовано. Исключение составляют случаи, когда этот сотрудник временно отсутствует по каким-либо причинам (больничный, командировка, увольнение). В таких случаях ответ может быть написан тем сотрудником, который временно замещает отсутствующего.
Важно, чтобы выбранный язык и способ передачи сообщения полностью соответствовали письму-запросу. Другими словами, в тексте следует использовать ту же форму обращения, что и в исходном запросе, а также использовать ту же лексику, терминологию, языковые обороты и структуру предложений. Однако это предполагает, что автор исходного письма был грамотным и вежливым человеком.
Необходимо обязательно включать в ответное письмо ссылку на номер и дату полученного сообщения, однако следует избегать повторения ошибок, допущенных автором запроса, и не рекомендуется указывать на них в ответе (за исключением случаев, когда это прямо связано с деятельностью компании).
Есть возможность предоставить положительный или отрицательный ответ на данный запрос. В случае положительного ответа, мы готовы предоставить максимально детальную информацию. В случае отрицательного ответа, мы обоснованно и предельно корректно объясним причины отказа. Если запрос был отклонен, мы считаем хорошим тоном сообщить автору информацию о том, при каких условиях ответ мог бы быть положительным.
Необходимо придерживаться максимально вежливой формы при написании ответного письма. Даже в случае отсутствия нужной информации следует избегать пустых отписок и ответить автору запроса сдержанно, уважительно и вежливо. Любая грубость или предоставление заведомо ложных сведений абсолютно неприемлемы.
Срок ответа на запрос
В законодательстве не предусмотрено определенного срока для ответа на письменный запрос. Однако, в соответствии со стандартами, желательно отвечать на запрос в течение семи дней. Однако, если в данный момент запрашиваемые данные отсутствуют, рекомендуется отложить ответ на письмо. Если проситель указал определенный срок, в котором он ожидает ответа, то рекомендуется соблюсти этот срок. В случае отсутствия необходимых данных, лучше сообщить об этом и попросить просителя подождать получения ответа.
Следует отметить, что органы государственной власти всегда определяют срок, в течение которого необходимо представить ответ.
Как составить ответ на запрос
Соответствие стандартам является обязательным при составлении ответа на запрос. Например, ГОСТ Р 7.0.97-2016 регулирует порядок указания реквизитов и составления внутренних шаблонов. Каким образом представлен и оформлен ответ на письмо-запрос может иметь важное значение для взаимоотношений между организациями. Поэтому при составлении ответа необходимо проявить особую внимательность и придерживаться определенных правил.
Прежде чем начать писать ответное письмо, необходимо в любом доступном формате уведомить отправителя о получении его запроса. После того, как имеется вся необходимая информация, можно приступать к составлению ответа.
С точки зрения делопроизводства, структура ответа представляется вполне стандартной.
В соответствии с пунктом 6.2 нормативного документа запрещено производить изменения в электронной версии шаблона ответного письма, поскольку она должна быть точной копией печатной формы.
Как оформить письмо-ответ
Варианты ответа на данный запрос могут быть в виде рукописного текста или печатного формата. Оба варианта равнозначны, однако использование печатного способа может значительно сэкономить время.
Оформление можно выполнить на обычном листе бумаги формата А4 или на официальном бланке компании – это более предпочтительный вариант, так как не требует ручного ввода реквизитов организации и выглядит более профессионально. Важно, чтобы в ответе была указана подпись сотрудника, представляющего организацию, и его должность. Однако, ставить печать не требуется, в соответствии с положениями Федерального закона № 82 применение штампов и печатей юридическими лицами утратило свою силу.
При подготовке ответа необходимо создать уникальную копию, которую следует пронумеровать согласно внутренним правилам компании и указать дату отправки. Информацию о письме необходимо внести в журнал регистрации исходящей документации. Это поможет быстро разобраться в ситуации, если ответ на запрос потеряется или возникнут разногласия с контрагентом.
В соответствии с Приказом Министерства финансов Российской Федерации № ММВ-7-2/204, у налоговой службы существует стандартный образец отказа в предоставлении документов. В данной ситуации предприятию, которому были запрошены документы, необходимо обязательно использовать именно этот образец.
Как отправить письмо
Есть разные способы отправить ответ. Использование электронной почты или факса позволит сэкономить значительное количество времени. Однако, если письмо содержит особо ценные сведения или оригиналы документов, и отправитель заинтересован в получении гарантированного подтверждения о доставке, то стоит воспользоваться услугами Почты России. В этом случае можно отправить ответ заказным письмом с уведомлением о вручении.
Ждать ли ответ на письмо-ответ
Почти все коммерческие корреспонденции требуют отклика, но есть одно исключение из этого правила.
Ответное письмо не требует ответа, поскольку его содержание ограничено информацией, которая уже была передана второй стороне без каких-либо просьб, запросов или предложений.
Более того, ответное сообщение может стать инициативой для заключения выгодного соглашения или успешной сделки, а также представляет собой простой и удобный способ решения проблем и трудностей во взаимоотношениях между партнерами.
Reply Email Samples for Different Situations (Several Examples)
Reply Email Samples for Different Situations (Several Examples)
Одним из наиболее значимых навыков, которые следует освоить как успешному предпринимателю, продавцу или маркетологу, является умение написания эффективных ответов на деловые электронные письма.
Как можно удовлетворить своих клиентов в качестве владельца бизнеса, не писав кратких и ясных ответов на их электронные письма? Или как продавец или маркетолог должен должным образом подробно описать ценность своего товара или услуги, если он не может эффективно отвечать на электронные запросы потенциальных клиентов?
В статье «Примеры профессионального ответа на электронные письма» я осветил основы ответов на электронные письма и смог предоставить несколько образцов.
В данной статье я предоставлю больше примеров по профессиональному отвечанию на электронные письма и расскажу о других полезных советах, чтобы написать хороший и эффективный ответ по электронной почте. Поэтому вы должны обратить внимание на следующие рекомендации:
2. В своих ответах по электронной почте будьте ясными и прямыми, избегайте двусмысленности.
Это означает, что вам следует знать, что вы хотите сказать, и говорить это с помощью самых кратких слов.
Вот пример ясного, прямого и однозначного письма с подтверждением по электронной почте:
Добро пожаловать! Ваше заявление на участие в Woculus было одобрено. Мы гордимся, что вы стали одним из наших редакторов.
Как я уже говорил ранее, наше видение в Woculus состоит в том, чтобы стать универсальным сайтом, где владельцы бизнеса, маркетологи и продавцы смогут изучить эффективное использование технологий в своих делах. Наши публикации основаны на качественном исследовании, они практичные и информативные. Как развивающийся блог, мы постоянно стремимся предоставлять высококачественные публикации нашим читателям. Если где-то в интернете есть более качественная статья по любой из наших областей интереса, значит, мы плохо выполняем свою работу.
Ниже вы найдете свои данные для входа в систему:
Весь коллектив команды Woculus с нетерпением ждет налаживания очень профессиональных рабочих отношений с вами и готов поддержать вас во всем, что только возможно, чтобы лучше обслуживать нашу аудиторию.
Искренне Ваш,
2. Обеспечьте индивидуальные ответы на вопросы.
Это означает, что вы должны нести ответственность за свои ответы на электронные письма и общаться напрямую с читателем.
Например, вместо того чтобы написать,
Если вам будет возможно, пожалуйста, отправьте предложение до конца недели.
It is necessary for you to compose,
Буду очень признателен, если вы сможете отправить мне предложение до выходных.
Из каждого электронного письма, вы должны быть способны извлечь несколько полезных советов для принятия решения о том, как лучше сформулировать свой ответ. Например, вам следует знать:
Вот два образца ответа на электронное письмо, написанных в формате индивидуального общения:
Образец ответа на электронное письмо II: Отказ в приеме заявки без обиды
Благодарим вас за вашу недавнюю заявку на работу писателем в Woculus. Мы очень признательны за то, что вы хотите писать для Woculus.
Все данные вашей заявки останутся в наших файлах. На данный момент у нас нет свободных вакансий, и наши писатели находятся на пике своей работы. Однако, мы свяжемся с вами, как только появится возможность принять вас.
Если вам понадобится отменить свою заявку по любой причине, я бы очень хотел, чтобы мне об этом сообщили.
Пример ответа на электронную почту III: Утверждение заявки на другую должность.
Благодарим вас за подачу заявки на открытую вакансию в нашей компании и отправку образцов ваших дизайнов. Я ознакомился с вашим стилем и обдумал вопросы, которые вы подняли во время нашего последнего обсуждения, особенно ваше нежелание создавать новые образцы дизайна для нашей оценки. С тех пор я получил новые образцы дизайна от более чем десяти кандидатов, что подтверждает их работы.
В конечном итоге, я пришел к выводу, что ваши образцы недостаточны для того, чтобы помочь мне сделать заключение о вас. Таким образом, у нас теперь есть новый Главный дизайнер для нашей компании. Однако, я был бы рад сотрудничать с вами на условиях контракта, если вы согласитесь на это.
Frank, мы снова благодарим вас за проявленный интерес к нашей компании.
3. Сократи, упрости и подслащай (КИССС).
Будьте осторожны с длиной ваших ответов по электронной почте; она определит, будут ли они прочитаны или нет. Это старый принцип письма, который все еще актуален при написании ответов по электронной почте.
Отказ от приглашения по электронной почте: образец ответа IV
Уважаемая госпожа Шерил,
Извините за задержку в ответе на ваше последнее письмо. Я был занят созданием своей собственной социальной сети, поэтому мне пришлось уйти из Facebook Inc.
Я искренне благодарен за ваше приглашение помочь оценить разрабатываемое вами приложение Facebook на этот раз, но это может быть не в лучшем интересе руководства Facebook. Вы можете обратиться к другим редакторам на форуме Facebook.
Спасибо за ваше понимание.
Образец ответа на электронное письмо V: Отказ от назначения
Уважаемый господин Мохаммед,
Я был приятно удивлен вашим предложением сделать меня священником в вашей церковной филиале на Багамах. К сожалению, я не смогу принять эту должность.
Желаю вам приятного времяпровождения на Багамских островах.
Дополнительные образцы ответов на электронные письма
Ниже вы найдете больше примеров ответов на электронные письма. Для советов по написанию и отвечанию на деловую корреспонденцию вы можете обратиться к моей статье «9 советов, которые вам понадобятся для профессионального написания и ответа на электронные письма».
Уважаемая госпожа Тэтчер,
Благодарим вас за ваш запрос о магазинах Apple. В приложении вы найдете некоторые материалы о наших продуктах, включая товары на стадии альфа-разработки. Также приложен образец имени пользователя и пароля, чтобы вы могли опробовать продукты, которые вам понравятся.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь звонить мне. Я буду рад видеть вас в качестве своего клиента.
Ответ на запрос образцов: Пример ответа на запрос образцов по электронной почте VII
В данном письме прилагаю пять образцов моих оригинальных дизайнов. Шестое вложение представляет собой список дизайнов, в которых я сотрудничал с другими дизайнерами, включая местонахождение (URL) дизайнов в Интернете.
Благодарю вас за возможность отправить вам образцы. Я буду рад принять участие в предстоящем конкурсе и также представить свои услуги вашей команде.
Если вам потребуется дополнительная информация, пожалуйста, сообщите мне об этом.
С учетом представленных примеров ответов по электронной почте, вы сможете эффективно реагировать на письма, поступающие к вам, будь то положительно или отрицательно.
В качестве краткого обзора, необходимо всегда убедиться, что ваши ответы на электронные письма соответствуют следующим требованиям:
Больше бизнес-статей с Business 2 Community:
Формальные письма
Формальные письма
Представьте ситуацию: у вас поступил запрос или предложение, на которое вам необходимо дать ответ, даже если вы собираетесь отказаться или сообщить неутешительные новости. Неответ в этом случае будет не только грубостью, но и может привести к потере потенциального клиента или партнера в будущем, а также повредить репутацию вашей компании.
Обратимся к нескольким иллюстрациям, которые предоставят вам возможность создать своё собственное письмо методом аналогии.
Производитель посуды встречается с ресторанным менеджером
Владелец маленькой аптеки получает ответ от фармацевтической компании.
Менее формальные письма
Не всегда необходимо составлять длинное официальное письмо во многих ситуациях, особенно когда речь идет об электронной почте. Если вы отвечаете на письмо, написанное простым языком, то и ваш ответ должен быть таким же простым. Однако стоит помнить, что если ваш собеседник старше вас или занимает более высокую должность, то, вероятно, будет лучше ответить ему немного более формальным образом.
Поставщик информационной системы проводит обработку запроса, поступившего от заказчика
Полезные фразы
отвечая на вопрос (кого или что?), (+инфинитив)
К сожалению, я обязана вам сообщить, что …
К сожалению, мы вынуждены известить вас о том, что …
в пределах (чего?): в пределах нашего бизнес-плана, в пределах партнерского соглашения, в пределах договоренностей между нашими организациями.
Человек должен выражать признательность другому человеку за оказанное благо или помощь.
Оставьте комментарий
Для противодействия нежелательным сообщениям этот веб-сайт применяет программное обеспечение Akismet. Возможно, вам будет интересно узнать о том, как именно обрабатываются данные, которые вы предоставляете ваши комментарии.
Оформите подписку на информационный бюллетень
Поиск
Для улучшения вашего опыта данная веб-страница использует файлы cookie. Мы предполагаем, что вы согласны с этим, однако вы можете отказаться, если хотите. Принять Подробнее
Обзор конфиденциальности
Данный веб-сайт применяет куки-файлы для улучшения вашего опыта при использовании сайта. Из этих куки-файлов, которые являются необходимыми для работы основных функциональных возможностей сайта, хранятся в вашем браузере. Мы также используем куки-файлы сторонних поставщиков, которые помогают нам анализировать и понимать, как вы используете этот сайт. Эти куки-файлы будут сохранены в вашем браузере только с вашего согласия. У вас также есть возможность отказаться от использования этих куки-файлов. Однако отказ от некоторых из этих куки-файлов может повлиять на ваш опыт просмотра сайта.
Обязательные файлы cookie являются абсолютно необходимыми для правильной работы сайта. В эту категорию входят только файлы cookie, которые гарантируют основные функциональные возможности и безопасность сайта. Эти файлы cookie не сохраняют никакой персональной информации.
Для работы сайта используются файлы cookie, но не все они необходимы. Определенные файлы cookie используются для сбора персональных данных пользователей через аналитику и рекламу, а также для встроенного контента. Эти файлы cookie, которые не являются необходимыми, могут быть отключены. Однако, перед использованием таких файлов cookie на сайте, необходимо получить согласие пользователя.