Страна активно внедряет электронный документооборот, что способствует упрощению многих процессов. К тому же, дистанционное взаимодействие становится отличным способом снизить распространение коронавируса. Процесс цифровизации затронул и больничные листы. Переход на электронные больничные пока необязателен, но ситуация может измениться уже к 2022 году. В Госдуме рассматривается возможность полной отмены устаревшего бумажного формата. Поэтому важно ознакомиться с особенностями работы с электронными документами, даже если в вашей компании они пока не применяются.
Как заполнить электронный больничный
Кадровику необходимо знать, что по закону требуется получить согласие работника на использование электронных больничных листов. Для этого необходимо составить информационное письмо и ознакомить с ним работника под роспись.
Внешне электронный документ выглядит так же, как и традиционный бумажный вариант, поэтому сложностей с его заполнением быть не должно. Достаточно выполнить следующие шаги:
- ввести название и регистрационный номер предприятия в ФСС;
- заполнить данные о работнике (стаж, СНИЛС, ИНН, период болезни);
- рассчитать сумму выплат;
- подписать документ с использованием ЭЦП.
На последнем этапе необходимо нажать кнопку «сохранить». С этого момента все данные будут храниться в системе.
Пошаговое руководство по работе с электронными больничными листами
Инструкция для работодателей по работе с электронными больничными листами становится особенно актуальной в свете широкого внедрения электронного взаимодействия ФСС со страхователями и медицинскими учреждениями. Как работает система электронного документооборота с больничными листами? Как получить доступ к электронным больничным листам? Об этом расскажет наш материал.
- Как изменились функции кадровика при введении электронного больничного?
- Как функционирует электронный больничный лист?
- Можно ли выбрать систему работы с листками нетрудоспособности?
- Обязанности работодателя при работе с электронными больничными
- Заключение
Как изменились функции кадровика при введении электронного больничного?
С введением электронных больничных в 2022-2023 годах обязанности кадровиков значительно упростились. Теперь им не требуется заполнять листки нетрудоспособности, поскольку этот документ формируется медицинским учреждением. Работодатель получает информацию о больничном через Личный кабинет страхователя (подп. «а» п. 21 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010). После закрытия больничного листа, в случае запроса из ФСС, работодатель предоставляет недостающие сведения для выплаты работнику (п. 22 Правил).
Узнайте больше о нововведениях в оформлении больничных с 2022 года из специального материала.
Стоит отметить, что для некоторых категорий работников возможно оформление бумажного больничного. Это касается лиц, чьи данные составляют государственную тайну, и граждан, находящихся под государственной защитой (п. 2 Правил). Однако частные работодатели редко нанимают таких сотрудников.
ВАЖНО! Согласие работника на оформление электронного больничного не требуется (постановление Правительства РФ от 23.08.2021 № 1381).
Эксперты «КонсультантПлюс» пошагово объяснили правила работы с электронными больничными. Изучите материал, получив бесплатный пробный доступ к системе К+.
Обязанности работодателя при работе с электронными больничными
С 2022 года действия кадровиков по заполнению электронных больничных не регулируются федеральными нормативными актами.
При работе с электронными больничными работодателю нужно учитывать следующее:
- Содержимое электронного листка нетрудоспособности можно изучить через личный кабинет на сайте cabinets.fss.ru, используя логин и пароль от учетной записи на Портале госуслуг.
- После входа в личный кабинет необходимо выбрать сертификат электронной подписи из предложенного системой списка.
- На первой вкладке «Электронные листки нетрудоспособности» содержится информация о Ф.И.О. сотрудника, его СНИЛС, номере листка нетрудоспособности, дате выдачи и периоде нетрудоспособности, а также статус электронного больничного («Пособие выплачено» или «Заполнен страхователем»).
- При получении уведомления от фонда следует отправить через личный кабинет дополнительные сведения.
- Отслеживать статус листка нетрудоспособности можно с помощью журналов: обмена данными, реестров и пособий (каждый журнал расположен на отдельной вкладке на главной странице).
Некоторые аспекты применения электронных больничных разъяснил Минтруд РФ. Перейдите по ссылке для получения подробной информации.
Основная задача работодателя при работе с электронными больничными — правильно рассчитать и своевременно выплатить пособие (в части, которая оплачивается работодателем). Эксперты «КонсультантПлюс» подготовили материал, который поможет эффективно решить эти задачи. Получите бесплатный пробный доступ к материалу.
Обязательно ли работать через личный кабинет на сайте ФСС, узнайте здесь.
О функциях работодателя при несчастном случае на производстве читайте в материале «Несчастный случай на производстве — действия работодателя».
Шаг 1. Приобрести усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП)
Использовать данный тип подписи можно исключительно при работе с ЭЛН[1]. УКЭП оформляется на должностное лицо, которое будет работать с ЭЛН. Выдают УКЭП удостоверяющие центры, аккредитованные Минкомсвязи России.
Шаг 2. Установить программу для взаимодействия с ФСС России
Выберите программное обеспечение, с помощью которого будет происходить обмен информацией с ФСС России. Существуют несколько способов для участия в информационном взаимодействии:
1. Создать личный кабинет страхователя на сайте фонда[2].
Это можно сделать только через учетную запись юридического лица на портале «Госуслуги». Если у организации нет учетной записи, порядок действий следующий:
2. Подключиться к сервису «Социальный электронный документооборот»[3] (СЭДО). Этот сервис позволяет оперативно получать от ФСС России извещения об открытии и закрытии ЭЛН. Также система автоматически отправляет все необходимые сведения по больничному листу от работодателя в ФСС России. Подключиться к СЭДО можно, перейдя по ссылке[4], а также через бухгалтерские программы.
3. Скачать программу «Подготовка расчетов для ФСС», доступную на сайте фонда[5].
4. Использовать возможности бухгалтерских программ («1С», «Тензор» (СБИС), «СКБ Контур», «Компас-СПб» и др.), разработчики которых обеспечили взаимодействие работодателей с ФСС России.
Шаг 3. Назначить ответственного за работу с ЭЛН
Ответственного за работу с ЭЛН назначают приказом. Только в этом случае уполномоченное лицо может подписывать ЭЛН своей электронной подписью[6]. Ответственным может быть бухгалтер, главный бухгалтер или непосредственно руководитель компании.
Шаг 4. Разработать порядок работы с ЭЛН
Четкий порядок действий важен и для работников, и для ответственного за работу с ЭЛН. Чтобы избежать конфликтов, порядок можно:
• закрепить в каком-либо локальном акте (например, в Правилах внутреннего трудового распорядка);
• оформить в виде отдельной инструкции или
При разработке регламента обратите внимание на следующие моменты:
• работник сообщает работодателю номер ЭЛН любым доступным способом: по телефону или электронной почте. Какие-либо распечатки или талоны предъявлять не надо;
– не оформляется заявление на получение пособия;
– работник не дает письменное согласие на оформление ЭЛН[7];
– сократится срок передачи в ФСС России сведений, необходимых для назначения и выплаты пособия, — составит три рабочих дня[8].
Сейчас на это отводится пять рабочих дней (считается с даты, когда работодатель узнал о закрытом больничном);
• если работодатель передаст в ФСС России неверные сведения и это приведет к излишнему начислению пособия, ему придется возместить переплату[9].
Для работников можно разработать памятку, которая будет подсказывать, что им следует делать при открытии больничного листа в электронном виде:
1. Сообщить работодателю номер ЭЛН любым способом (указать, кому работник может сообщить этот номер, по какому телефону или на какой адрес электронной почты).
2. Отслеживать статус своего больничного и этапы начисления пособий на портале «Госуслуги» (для этого необходимо заблаговременно создать подтвержденную учетную запись).
3. Попросить врача сделать выписку из ЭЛН (если нет учетной записи на портале «Госуслуги» и работник хочет сохранить информацию).
Ответственность за нарушения, допущенные при работе с ЭЛН
Можно сказать, что переход на электронные больничные листы полностью завершился. Завершение переходных этапов сопровождается введением новых штрафов[10], которые вступают в силу с января 2022 года:
ВОПРОС В ТЕМУ <
Такая ситуация может возникнуть, если больничный был закрыт в 2021 году, а сотрудник предъявил его в 2022 году. В этом случае, вероятно, не получится начислить пособие по такому больничному. С 01.01.2022 основанием для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности и пособия по беременности и родам является исключительно электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН).
Специалисты ФСС России пока не предоставили пояснений, как действовать работнику или работодателю в такой ситуации. Можно посоветовать работнику получить дубликат ранее выданного больничного в виде ЭЛН в случае утери или повреждения. Это право закреплено в п. 63 Порядка № 925н.
Как пояснили в ФСС России, если бумажный листок нетрудоспособности не был закрыт в 2021 году, его продолжение может быть оформлено в виде ЭЛН: «Действующее законодательство не ограничивает чередование бумажных и электронных листков нетрудоспособности, которые в настоящее время имеют равную юридическую силу. Если первичный листок нетрудоспособности выдан на бумажном носителе, его продолжение можно оформить в электронном виде. В этом случае в ЭЛН в строке «продолжение листка нетрудоспособности №» будет указан номер первичного бумажного листка» (clck.ru/YqX8v ).
[1] Пункт 16 Правил взаимодействия медицинских учреждений, ФСС России и работодателей (утверждено Постановлением Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567; в ред. от 20.11.2018); п. 74 Порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности, включая порядок формирования листков нетрудоспособности в форме электронного документа, утвержденного Приказом Минздрава России от 01.09.2020 № 925н (далее — Порядок № 925н).
Порядок работы с ЭЛН
Далее расскажем о правилах оформления электронного больничного листа и его использовании: