Трудовая книжка выдается лишь однажды в течение всей трудовой карьеры. Тем не менее, в жизни случаются различные непредвиденные ситуации, которые могут привести к потере или повреждению документа. Например, она может быть утеряна, испорчена, ей может быть пролита жидкость или она может случайно сгореть. И что же происходит в таком случае с вашим трудовым стажем?

Конечно, возможно, всегда можно создать копию, самостоятельно или с помощью работодателя, чтобы восстановить информацию. Если работодатель был виноват в потере или повреждении, то обращение к нему будет справедливым, однако сотрудники кадрового агентства, где вы трудитесь, также могут помочь вам по собственной инициативе, если виновны вы сами.

Мы предлагаем полное описание всех аспектов процесса создания копий трудовых книжек.

Когда оформлять дубликат трудовой книжки

Вопреки тому, что начиная с 2002 года все данные о трудовом стаже фиксируются в пенсионном фонде и необходимость предоставления трудовой книжки регулируется законодательством, практически каждый работодатель требует ее предоставления. В конечном итоге, это удобно и спокойно для вас, когда у вас есть вся необходимая информация о вашей трудовой деятельности под рукой.

Если вы заняты работой, то ваш нынешний работодатель должен поддержать вас в этом, особенно если возникла утеря или повреждение по его вине. Однако, если вы уже бывший сотрудник, то восстановление дубликата вам придется осуществить самостоятельно.

Давайте рассмотрим более подробно, как именно происходит процесс в каждом отдельно взятом случае.

человеком его паспорта, необходимо незамедлительно сообщить в полицию и обратиться в органы, ответственные за выдачу документов, для получения дубликата.

Если у вас есть официальное трудоустройство, то ваша трудовая книжка находится у вашего работодателя. Следовательно, существуют две ситуации, в которых вы можете потерять этот документ: когда вы безработный и не трудоустроены в данный момент, или когда вам нужна трудовая книжка, например, для предоставления в пенсионный фонд, и ваш работодатель выдал вам ее с распиской. Согласно правилам, работодатель должен предоставить вам заверенную копию, иначе он несет совместную ответственность с работником в случае утери оригинала.

Многих людей волнует вопрос о создании копии трудовой книжки, если она потеряна работником. В этой ситуации ответственность за восстановление документа лежит на вас и вашем текущем или предыдущем работодателе, у которого вы работали последним. Кадровые специалисты из новой компании, в которую вы, например, решите устроиться без трудовой книжки, могут выдать вам новый экземпляр, однако в соответствии с трудовым кодексом они не обязаны восстанавливать информацию о предыдущих местах работы.

При повреждении

Если трудовая книжка была повреждена сотрудником, то ему следует заняться её восстановлением. В случае, если повреждение произошло в период работы в организации, когда сотруднику был выдан оригинал, а не копия, и именно в это же время произошла порча, задачей по восстановлению дубликата занимаются и работник, и работодатель.

При случайной потере или непреднамеренном повреждении сотрудником

В данной ситуации полная ответственность за восстановление лежит на плечах работодателя, а сотрудник компании может только принять участие в процессе там, где его участие является необходимым. Именно работодатель направляет запросы в бывшие фирмы сотрудника с целью получения всей необходимой информации.

Советуем прочитать: Оценка эффективности лечения больных на основе расчётных и графических методов анализа

Как поменять трудовую книжку, если она закончилась?

Большинству трудящихся обычно хватает лишь одной трудовой книжки на всю их профессиональную жизнь. Однако, иногда возникают ситуации, когда человек переходит с одного места работы на другое слишком часто, и его трудовая книжка заполняется полностью. В таком случае нет необходимости оформлять новую книжку, достаточно просто вшить дополнительный лист внутрь существующей.

Положения, касающиеся наполнения и включения вкладыша, устанавливаются трудовым законодательством. Иными словами, это не просто обычный лист бумаги, который можно приклеить к документу. Данный вкладыш представляет собой особый бланк, который подлежит заполнению в определенном порядке и обладает юридической силой только в комплекте с трудовой книжкой. Правила применения вкладыша:

Важно, чтобы вкладыш имел нумерацию.

Если производится изменение данных в трудовой книжке, к примеру, в результате заключения брака вы решили сменить фамилию, то данная информация будет изменяться как в самой книжке, так и в ее вкладыше.

Необходимо произвести вшивание вкладыша — именно вшивание, а не вклеивание — только после полного заполнения всех данных.

Порядок оформления дубликата

Давайте рассмотрим алгоритм, который необходимо выполнить для восстановления книжки после потери ею работником. Последовательность действий при данном событии представляет собой следующий план:

Сотрудник подает заявку на оформление копии документа, которая оформляется в произвольной форме.

Информация, касающаяся предыдущего опыта работы, собирается сотрудником самостоятельно или совместно с отделом кадров.

В течение двух недель после подачи запроса работодатель предоставляет заявителю воссозданную копию.

Если фирма, где сотрудник трудился, прекратила свою деятельность, то информацию о нем можно получить из архивов трудовой истории.

Приведу пример оформления заявления на получение в 2020 году:

Приказ о выдаче дубликата

Организация вправе составить данный документ по своему усмотрению, при этом имеется возможность использования как обычной бумаги, так и специальной с фирменным логотипом и реквизитами фирмы. Вариант выбирается организацией. Приказ может быть выписан вручную или напечатан на компьютере, но обязательно требуется его распечатка для проставления всех необходимых печатей и подписей.

В акт регистрируются подписи главы организации, сотрудника, для которого создается копия, и специалиста по персоналу, ответственного за разрешение указанной проблемы.

Необходимо неотложно зарегистрировать приказ и занести все необходимые данные о нем в специальный журнал: указать его номер, дату создания и наименование документа. Бланк приказа должен быть хранится точно столько времени, сколько требует закон, а затем передан в архив.

Срок выдачи

Как уже упоминалось ранее, копия книги должна быть выдана в течение 15 дней с момента подачи заявления. Однако, часто это оказывается невозможным, особенно в случае, если сотрудник имеет большой опыт работы с постоянными сменами на различных предприятиях, многие из которых уже не существуют.

Если процесс сбора данных займет много времени, то выполнить его в течение 15 дней становится невозможным. В таком случае рекомендуется договориться с сотрудником о том, чтобы он установил конечную дату для завершения сбора всех документов. Это поможет соблюсти требования законодательства.

Советуем прочитать: Как попасть в Украину из России в 2023 году

Какие документы понадобятся

Для того, чтобы сделать текст уникальным, мы должны восстановить информацию о предыдущих местах работы, помимо описанного выше образца заявления. Подтверждение этой информации может быть представлено в виде договоров, приказов или соглашений. Кроме того, можно использовать справки о зарплате и профсоюзные книжки. Для индивидуальных предпринимателей допускается предоставление выписок из Пенсионного фонда Российской Федерации.

Алгоритм действия кадровика

Рекомендуемая последовательность действий такова:

На правом верхнем углу помещается надпись «дубликат».

Титульный лист составляется, прежде чем данные проверяются на актуальность.

Оцените общий опыт работы, укажите в соответствующей колонке без уточнения дат и названий компаний.

Укажите информацию о своем трудовом опыте, описывая его по временным интервалам и указывая места работы. Внесите эти данные в графы 2, 3, 4, 5. Важно записывать только те сведения, которые подтверждены документами.

Просим вас предоставить полную информацию о вашей компании.

Предоставьте копию, занесите все необходимые записи в соответствующие журналы.

Если сотрудник случайно потерял книгу, вам будет начислена оплата за замену, а деньги можно будет оплатить наличными или перечислить на банковский счет компании.

Нужно ли оформлять дубликат, если трудовая книжка содержит ошибки?

В случае потери или повреждения книги, а также при признании записи о приеме или увольнении недействительной, производится дубликат. Исправления ошибок должны быть осуществлены в строгом соответствии с правилами ведения книг. Все внесенные изменения подтверждаются печатями и подписями соответствующей организации, где были допущены ошибки.

Дубликат трудовой книжки: разложим по полочкам

Варианты необходимости новой трудовой книжки могут возникнуть в следующих ситуациях: если работник сам утратил или повредил документ без возможности восстановления, если работодатель потерял его в результате чрезвычайного происшествия, или если запись о увольнении или переводе на другую должность была признана недействительной.

В каждом из указанных случаев ответственность за восстановление дубликата трудовой книжки в случае ее утери или на основании решения суда лежит на последнем работодателе. Если вы уволили специалиста, который непоправимо повредил документ и не успел устроиться на новую работу, то восстановлением трудовой книжки должны заниматься вы. Если сотрудник уже заключил с вами трудовой договор и только после этого сообщил о потере, теперь это также становится вашей обязанностью.

На любом специализированном сайте вы сможете найти пример заполнения копии трудовой книжки. При открытии нового бланка, обязательно запишите на титульном листе слово «Дубликат». Не забывайте, что общие требования к оформлению дубликата идентичны требованиям к оригинальному документу. Их можно изучить в утвержденных Правительством Российской Федерации Правилах ведения и хранения трудовых книжек (Постановление № 225 от 16 апреля 2003 года).

Работодатель обязан предоставить копию трудовой книжки в течение 15 дней после подачи работником соответствующего запроса (согласно пункту 31 правил).

Основное отличие касается раздела «Информация о трудовой деятельности»: в первом экземпляре должна быть указана общая продолжительность работы сотрудника — количество лет, месяцев и даже дней, которые человек отработал до поступления на текущее место работы. Затем следует внести отдельные периоды его занятости, указав порядковый номер записи, дату приема, должность и прочие данные.

Компания Контур-Персонал осуществляет систематическую запись разнообразных видов трудового стажа и немедленно производит расчёт стажа работника на произвольную дату.

16+ — это возрастное ограничение, которое предписывает Акционерное Общество «ПФ «СКБ Контур» в своей рекламе. Владелец компании, ОГРН 1026605606620, находится по адресу: 620144, город Екатеринбург, улица Народной Воли, 19А.

Советуем прочитать: II. Требования к организации рабочего места

Помните, что каждая запись должна быть подтверждена соответствующим документом или свидетельскими показаниями. В случае, если книги были потеряны на предприятии в результате непредвиденных обстоятельств, стаж сотрудника на данном месте будет подтверждаться специальной комиссией. По решению комиссии будут также запрашиваться сведения от предыдущих работодателей. Если сотрудник виновен в утрате трудовой книжки, то он сам должен запросить необходимые документы со всех предыдущих мест работы, однако Правила настоятельно рекомендуют работодателю оказать ему помощь. Форма запроса может быть разной. Количество запросов будет зависеть от числа организаций.

Если возникают сложности, если предприятие, где ранее работал человек, уже не существует или было переорганизовано, то необходимо обращаться в территориальный архив или к компании-преемнику. Для подтверждения факта работы могут быть предоставлены справки, выписки из приказов, личные дела или карточки, лицевые счета, ведомости по заработной плате и другие подобные документы.

Прежде, чем запросить у предыдущего работодателя личную информацию о сотруднике, необходимо получить письменное разрешение от него.

Если имеющиеся документы не содержат полной информации, то в копии регистрируются только те данные, которые содержатся в этих документах.

Многие сотрудники по незнанию допускают существенную ошибку, подтверждая свои действия исходным документом — приказом о приеме, увольнении или переводе. Однако я хотел бы обратить ваше внимание на то, что подтверждаться может только тот документ, который был непосредственно виден вами лично, например, справка или копия из приказа, полученная от предыдущего места работы сотрудника. Заверять печатями можно только последнюю запись, предшествующие просто вписываются согласно установленным правилам.

В случае необходимости выдачи нового документа из-за недействительности одной из записей, которая была внесена по ошибке или признана судом незаконной, специалист по кадровым вопросам осуществляет оформление копии трудовой книжки на основе оригинала.

Чтобы избежать непредвиденных потерь документов, каждый может предусмотреть заранее: сделать копии своих трудовых бумаг и официально их удостоверить. Затратив немного времени на это, можно значительно облегчить процесс восстановления в случае надобности.