Рационально организованный процесс формирования договорных отношений в компании помогает снизить налоговые, юридические и экономические риски, а также уменьшить трудозатраты сотрудников. В данной статье мы рассмотрим, как правильно организовать договорную работу в компании и какие особенности имеет заключение контрактов в различных отраслях
Деловая среда Закрытый клуб для предпринимателей ДС Премиум
Вступайте в закрытый клуб и получите доступ к 1000+ идей для развития бизнеса
Основные принципы работы компании с договорами
При осуществлении договорной работы в организации необходимо соблюдать следующие принципы:
- Соответствие закону. Все договорные соглашения должны быть в соответствии с требованиями законодательства. Например, трудовой договор не может содержать положения, которые противоречат Трудовому кодексу.
- Разумность. Заключение любого договора должно быть обоснованным. Договор может быть признан фиктивным, если его условия не соответствуют нормальной хозяйственной деятельности компании. Например, договорные цены явно завышены или занижены.
- Необходимость. Подписанный договор обязателен для исполнения всеми сторонами. Изменение условий возможно только после согласия всех участников. За нарушение договорных положений обычно предусмотрены штрафы.
Также при планировании работы с договорами в организации следует учитывать два требования:
- Эффективность. Этапы и порядок работы с договорами в организации должны быть объединены в единую схему, понятную всем сотрудникам, чтобы сократить затраты на работу с контрактами.
- Непрерывность. Работа с договорами должна быть постоянной и непрерывной, иначе она становится бесполезной.
Анонсы мероприятий и полезные советы для бизнеса — в нашем Telegram-канале
Электронный документооборот (ЭДО)
Организации все чаще используют специальные электронные сервисы для работы с договорами.
Использование электронного документооборота значительно ускоряет процесс заключения договоров. Однако для этого требуется создание электронно-цифровой подписи (ЭЦП), что может потребовать дополнительные затраты, а в некоторых случаях – оплату услуг по отправке и получению электронных документов.
Такой подход подходит для организаций любого размера.
Зачем ИП нужна электронная подпись (ЭЦП), кто должен ее получить и как это сделать
Традиционный документооборот на бумаге
Один из традиционных вариантов — полное проведение договорных работ на бумажных носителях. Тем не менее, это не всегда удобно, так как на каждом этапе требуется личное присутствие сторон или их представителей. Дополнительные затраты возникают при оформлении нотариальных доверенностей для сотрудников.
Этот подход подходит для небольших компаний.
Гибридный подход к документообороту
Электронная форма используется для части договорных работ, в то время как другая часть выполняется на бумажных носителях, например, при взаимодействии между сотрудниками внутри организации.
Советы по составлению качественного договора на оказание услуг для небольшой компании
Один из наиболее востребованных договоров в сфере малого бизнеса — это договор на предоставление услуг. Он так популярен благодаря своей универсальности. Если в вашей компании нет юриста, вы можете обратиться за помощью к стороннему подрядчику или составить договор самостоятельно. В своей авторской колонке для портала Biz360.ru, юрист компании Legal IT Group, Игорь Котков, рассказывает о том, как самостоятельно разработать договор на предоставление услуг.
О юристе Игоре Коткове
Игорь Котков — юрист компании , специализирующейся на предоставлении юридической поддержки клиентам в сфере digital-индустрии. Он окончил Национальный юридический университет (Киев) и обладает большим опытом работы в области киберспорта и компьютерных игр.
Советы по составлению договора
Важно придерживаться принципа «Быть кратким — это быть талантливым», не только в литературе, но и в юридической сфере. Не нужно переполнять договор сложными пунктами, чтобы он был надежным и качественным.
Если вы будете включать в договор все возможные спорные ситуации и использовать термины из Гражданского кодекса, результатом может быть то, что документ станет не только громоздким и объемным, но и грамматически некорректным – некоторые пункты будут противоречить другим и т.д. В итоге договор может оказаться неэффективным и работать против того, кто его составил и заключил.
Важно понимать, что договор, состоящий из 180 страниц, не является универсальным решением для избежания возможных судебных разбирательств и связанных с ними проблем. Главная цель качественного договора — достижение тех целей, для которых он был создан.
В соглашении следует указать наиболее значимые пункты для вас и ваших клиентов, избегая ненужной официозности и сложных формулировок. Конечно, договор должен содержать необходимые юридические термины, однако старайтесь сделать его максимально понятным и удобным для клиента, который видит его впервые.
Предмет соглашения
Продолжаем с пунктами соглашения. Самым важным и основным пунктом является предмет соглашения. Соглашение, не содержащее предмета соглашения, считается недействительным и не имеет юридической силы.
Какие данные нужно указать в разделе «предмет договора»? Если вы предоставляете услугу, то необходимо четко указать, что вы (исполнитель) обязуетесь выполнить определенные действия или деятельность, а заказчик обязуется оплатить ваши услуги.
Важно отметить, что в разделе «предмет договора» следует уточнить, какую именно услугу предоставляет исполнитель, в то время как подробности о способе оплаты и другие аспекты можно указать в других разделах.
Права и обязанности сторон
Второй по важности раздел договора — права и обязанности сторон. Для данного раздела необходимо заполнить четыре пункта: права исполнителя, обязанности исполнителя, права заказчика, обязанности заказчика. Обычно эти пункты включают следующие базовые положения:
- Исполнитель имеет право получать своевременную оплату за предоставленные услуги.
- Исполнитель обязуется оказывать услуги в надлежащем порядке.
- Заказчик имеет право на получение услуг в соответствии с условиями договора.
- Заказчик обязуется своевременно оплатить предоставленные услуги.
Вы можете использовать эти основные положения, дополнив их другими правами и обязанностями, которые отразят ваши намерения. Однако помните, что права и обязанности должны соответствовать закону, в противном случае положения будут признаны недействительными.
Ответственность сторон
В разделе о ответственности сторон вы можете указать возможное взыскание неустойки или пени, которую должна будет уплатить сторона, нарушившая соответствующее условие договора. Законодательство предоставляет свободу заключения договора, поэтому вы можете указать любую сумму неустойки. Однако не стоит устанавливать чрезмерно высокие штрафные санкции, и вот почему.
Предположим, вы являетесь владельцем небольшого бизнеса, занимающегося производством и доставкой свежего лимонада в офисы. Каждое утро ваша компания развозит заказы, а клиенты оплачивают услуги в конце месяца по договоренности. Чтобы убедиться, что клиенты не забывают про оплату, в договоре прописано, что в случае неоплаты услуг в течение 5 дней после окончания месяца, заказчику будет начислен штраф в размере 1 миллиона рублей.
Звучит привлекательно — легкий способ заработка, не так ли? Но всё далеко не так просто. В случае нарушения договора такой огромный штраф, вероятнее всего, будет признан несоразмерным. Суд считает, что такие условия являются злоупотреблением правом, поэтому не рекомендуется включать в договор несправедливые условия ответственности.
Сроки, изменения и расторжение договора
Один из ключевых аспектов любого договора об оказании услуг — это установление срока действия договора и порядка его изменения и расторжения. Договор вступает в силу после его подписания, но определить момент его окончания — это задача, которую необходимо решить вам.
Необходимо обратить внимание на выбор терминов. Многие юридические споры возникают из-за разного толкования положений сторонами. Например, юристы до сих пор спорят о том, как правильно написать: «до 5 декабря» или «по 5 декабря», так как эти формулировки могут вызвать недопонимание и неопределенность относительно даты окончания действия договора. Чтобы избежать подобных ситуаций, рекомендуется указывать момент окончания договора следующим образом: «до X (месяца) включительно». Это позволит избежать ненужных судебных разбирательств и обеспечит ясность и определенность в отношениях сторон.
Также требуется установить последовательность изменения отдельных положений договора и всего соглашения в целом. Желательно включить пункт, который позволит изменять договор по согласию обеих сторон. Также необходимо предусмотреть все возможные варианты прекращения договора. По умолчанию договор может быть прекращен по согласию сторон, но вы можете ясно определить удобные для себя, но легитимные основания, при которых у вас будет право одностороннего прекращения договора.
Дополнения к договору
Если вам необходимо более подробно описать процедуру оказания услуг или уточнить некоторые важные для вас аспекты, связанные с непосредственным процессом оказания услуг, нет необходимости включать всю информацию в основной договор. Все дополнительные вопросы, касающиеся предоставления услуг, могут быть изложены в дополнении к договору.
Помните о важности подписания акта приёма-передачи с вашим контрагентом для подтверждения момента передачи услуг (товара). В случае передачи вместе с услугами интеллектуальных прав такой акт имеет особое значение, так как является доказательством. Однако не забывайте о необходимости «связать» договор с актом (или дополнением). Для этого в договоре следует указать, что акт (или дополнение) является неотъемлемой частью договора, регулирующей все договоренности между сторонами. Таким образом, акты и дополнения будут обладать той же юридической силой, что и основной договор.
P.S.
Естественно, наши рекомендации относятся, в основном, к типовым договорам. Но бывают ситуации, когда в договоре нужно регулировать достаточно сложные юридические моменты. В таком случае лучше обратиться к помощи профессионального юриста, специализирующегося на составлении договоров в вашей отрасли – он знает не только законы, но и особенности конкретного бизнеса.