Руководство по созданию служебной записки

Служебная записка — это внутренний документ организации, предназначенный для передачи важной информации руководству и сотрудникам, а также для стимулирования принятия решений. Это помогает оптимизировать управление ресурсами и повысить эффективность работы учреждения.

В каких случаях составляется и кем

В любой организации бывают ситуации, когда сотрудники информируют руководство о проблемах, просят разъяснить обстоятельства или предлагают решения рабочих вопросов. Для этого используют шаблон для написания служебной записки. Они бывают следующих видов:

1. Докладные. Пишутся, если сотрудник предлагает решение проблемы или просит помощь в устранении нарушений или разногласий с коллегами.
2. Объяснительные. Составляются в случае происшествия с негативными последствиями, чтобы указать причины нарушения.
3. Аналитические или информационные. Содержат анализ проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на полученной информации.

Инициатором создания может быть как сотрудник, так и руководитель на основе устного или письменного распоряжения.

Требования к документу

Согласно Приложению № 1 к Приказу Минфина России от 30.03.2015 № 52н, в перечне первичных учетных документов государственных учреждений нет унифицированной формы для этой записки. Она пишется в произвольной форме на листе формата А4. При необходимости организация с разветвленной структурой может разработать свой бланк.

Шаблон служебной записки включает реквизиты, позволяющие пользователям быстро понять суть документа, его источник, актуальную дату и порядковый номер. Регистрация этого документа не обязательна, но организация может решить регистрировать их, например, для контроля.

Важные особенности и формулировки

В деловой переписке, особенно у госслужащих, важно соблюдать этические нормы. Формулировка «Довожу до вашего сведения» не всегда соответствует высоким этическим стандартам. О нарушении трудового распорядка можно сообщить проще, пропустив фразу «довожу до вашего сведения» и сразу изложив факты и суть происшествия. Например: «Вчера, 13.09.2019, было сорвано занятие в учебном классе из-за…».

Если в учреждении принят электронный документооборот, правила написания служебной записки в электронном виде существенно не отличаются. При отправке по электронной почте запросите уведомление о прочтении письма адресатом.

Пример написания служебной записки для бюджетной организации

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

В связи с подготовкой к городским соревнованиям по конкуру прошу предоставить доступ в тренировочные секции школьной команде по конкуру в составе:

1. Аллюрова А.А., 10-А класс.
2. Галопов Г.Г., 9-Б класс.
3. Рысьев Р.Р., 10-Б класс.

Образец служебной записки «Довожу до вашего сведения»

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

Сообщаю Вам, что сегодня, 2 сентября, была сорвана лекция о вреде табака для лошадей. Сидоров С.С., ответственный за техническое оснащение, не успел настроить проектор, из-за чего не удалось показать презентацию и слайды, иллюстрирующие пагубное воздействие никотина на лошадей.

При попытке выяснить причины произошедшего оказалось, что Сидоров С.С. находился в курительной комнате и смотрел видеоролики про лошадей, забыв о важной лекции.

Прошу наложить на Сидорова С.С. дисциплинарное взыскание в виде выговора.

Условия и сроки хранения

Документы, завершенные делопроизводством, отправляются в архив на разные сроки хранения в зависимости от их типа и вида. В 2020 году актуальным остается перечень видов документов с указанием сроков хранения, приведенный в Приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 с изменениями от 16.02.2016.

Объяснительные, докладные и другие служебные записки хранятся вместе с другими документами, образующимися в процессе деятельности государственных организаций, — перепиской, актами, заявками на выдачу пропусков, заявлениями об утере удостоверений и другими. Срок хранения их в архиве — 5 лет.

Правила написания докладной записки

Докладную записку можно составить как на бумаге, так и в электронном виде. Для бумажного варианта используется обычный лист формата А4. Обязательно следует учитывать отступы — не менее 10 мм с правого края и не менее 20 мм с остальных сторон. Это необходимо для удобства подшивки документа.

Если докладная записка занимает более одной страницы, страницы должны быть пронумерованы. Номер указывается сверху, в центре верхнего поля. Записку можно написать от руки, но чаще используется печатный формат.

К электронной докладной записке применимы те же требования, что и к бумажной, с той разницей, что для подписи руководителя используется электронная подпись.

При составлении докладной записки необходимо следовать правилам делопроизводства. Документ должен содержать все реквизиты офисной документации:

• наименование структурного подразделения;
• дату и регистрационный номер;
• ФИО руководителя или должностного лица, на чье имя написана записка;
• текстовую часть;
• подпись составителя документа с указанием должности.

Докладную записку обязаны завизировать должностные лица — главный бухгалтер, руководители структурных подразделений, интересы которых затрагивает содержание документа, заместитель руководителя организации, курирующий структурное подразделение. Затем ее регистрируют в журнале внутренних документов. Как правило, номер присваивается в хронологическом порядке составления документации, с буквенным обозначением структурного подразделения.

Срок хранения документов внутренней переписки — 5 лет.

Все ваши вопросы по учету, персоналу и отчетности решит аутсорсинг бухгалтерии Главбух Ассистент. Услуги кадровика включены в каждый тариф.

«Сообщаю вам.» — пример докладной записки

В некоторых случаях необходимо письменно проинформировать руководство о произошедших событиях. В статье рассказывается, как пишется докладная записка, в каких случаях она необходима и как правильно ее оформить. Скачайте шаблон и примеры.

• что такое докладная записка;
• как правильно оформить;
• какие виды бывают;
• примеры.

Описание документа

Порой докладную записку рассматривают лишь как формальность. Однако этот документ фиксирует факт определенных событий, связанных с отношениями в коллективе, нарушениями дисциплины, правил трудового распорядка или требований законодательства. Часто ее составляют после неоднократных и безуспешных попыток донести информацию до руководства устно.

Скачать бесплатно:

Пример докладной записки:

Руководитель не имеет права игнорировать письменное заявление сотрудника. В Трудовом кодексе нет определения докладной записки, она считается документом внутренней коммуникации в компании. Но это не значит, что она не может играть роли при принятии решений, касающихся всего предприятия. По ОКУД записке присвоен код 0286041, и некоторые приказы руководства основываются именно на ней.

Докладная записка – это документ, имеющий юридическую силу, который в спорных ситуациях может прояснить некоторые моменты и уберечь от неверных выводов. Написать её может абсолютно любой работник по любому адекватному поводу. Таким образом генеральный директор может узнать о ситуациях, происходящих в структурных подразделениях, непосредственно от их участников, даже если начальники среднего звена по каким-то причинам скрывают факты.

Как составить докладную записку, когда подчиненные нарушают дисциплину

Начальники жалуются на подчиненных, но не могут правильно составить докладную, чтобы кадровик мог привлечь нарушителей к дисциплинарной ответственности. Эксперты Справочника кадровика расскажут, какие сведения отражать в докладной, и дадут шаблон документа.

Основные функции докладной записки:

• призыв посодействовать в решении спорных ситуаций или проблем хозяйственного характера;
• рацпредложение;
• оспаривание решений руководства;
• отстаивание своего мнения;
• жалоба;
• отчетность;
• доведение до сведения информации о фактах нарушений;
• информирование о происшествиях;
• пожелание поощрений.

Гость, на 3 дня Вам открыт доступ к готовым образцам и бланкам документов по актуальным кадровым вопросам:

Отправка этого документа может преследовать следующие цели:

• повышение индивидуальной эффективности конкретного работника;
• повышение производительность компании в целом;
• заблаговременное снятие ответственности с конкретного работника в случае возможного возникновения ЧП;
• защита прав конкретного работника.

Очевидно, что цель – не просто информирование начальства о положении дел, но и высказывание личных соображений, а также призыв к принятию решения по озвученному вопросу.

Как правильно составить

Поскольку унифицированная форма докладной записки отсутствует, сотрудник вправе составлять её в вольной форме. Первое и главное правило оформления – это достоверность и обоснованность сообщаемых сведений. Автор должен понимать, что утверждение можно оспорить в суде, если информация, которую он довел до сведения начальника, не подтвердится. Если не только в содержании, но и в оформлении будут допущены ошибки, документ потеряет свою юридическую силу. В связи с этим возникает вопрос – как писать докладную записку правильно? Можно воспользоваться следующим алгоритмом:

Шаг 1. Укажите адресата – ФИО и должность лица, которому предназначена докладная.

Шаг 2. Идентифицируйте себя – ФИО, должность, структурное подразделение (для внешней – на фирменном бланке либо с шапкой, содержащей название компании-отправителя).

Шаг 3. Проставьте дату составления (для внешней записки – исходящий номер и город составления).

Шаг 4. В заголовке кратко опишите суть сообщения (о командировке, о хищении имущества, о невыходе на работу и т.п.)

Шаг 5. Сформулируйте основную часть докладной записки, так как именно она часто вызывает наибольшие затруднения у автора. Эту часть можно условно разделить на три сегмента:

• Изложение факта. Широко распространена формулировка «довожу до вашего сведения» – она подходит почти для всех случаев. Далее следует представить все имеющиеся факты, послужившие причиной написания сообщения. Не следует писать длинный рассказ с эмоциональной окраской. Рекомендуется указать как можно больше конкретных деталей – время и место события, марку и год выпуска оборудования и т.д.
• Анализ ситуации. Как, по мнению отправителя, текущая ситуация может повлиять на предприятие – получение работником производственной травмы, невозможность осуществлять рабочую деятельность в установленном порядке, снижение эффективности производства и т.п. Своё мнение следует обосновать, при необходимости, привести расчёты, лучше на отдельном листе, и указать, что обоснование можно найти в приложении. Важно отметить, что в этом разделе не всегда есть необходимость.
• Вывод. В заключении выразите пожелания, просьбы или предложения в связи со сложившейся ситуацией, используя, например, формулировку «считаю необходимым».

Шаг 6. Поставьте подпись с расшифровкой.

Шаг 7. Директор, ознакомившись с документом, реагирует на полученную информацию, проставив соответствующую резолюцию – это и будет его ответ на докладную записку.

Правила оформления докладной записки на сотрудника

Виды докладных записок

Существует два вида классификации.

Существует два вида классификации.