Такой тип документов не является обязательным, поскольку информирование о текущих делах организации оставляется на усмотрение ее руководства и администрации. Однако многие компании, особенно крупные, не игнорируют составление таких писем, достигая при этом сразу несколько целей:
- информируют заинтересованных лиц о текущих событиях;
- мотивируют их к дальнейшему сотрудничеству и продуктивной работе;
- улучшают имидж компании.
Общие правила для всех писем
При составлении информационного письма необходимо тщательно следить за орфографией и соблюдать стандарты русского языка в плане пунктуации, лексики, грамматики и т.д.
Стоит помнить, что получатели деловой корреспонденции всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложена предоставленная им информация.
Ошибки в письме могут снизить ценность изложенной информации и даже подорвать доверие получателя к отправителю.
Письмо должно быть коротким, ёмким, по существу, помня о том, что «краткость – сестра таланта», и не распыляясь на ненужные детали. Доказано, что получатели таких писем не готовы тратить на их чтение более одной минуты, что обусловлено высоким ритмом современной жизни. Адресат обязательно заметит, что отправитель ценит его время, а если его заинтересует изложенная информация, он найдет способ и время связаться с автором письма.
Чего следует избегать в письме
Существуют некоторые абсолютные табу в правилах написания информационных писем. В частности, категорически недопустим развязный, грубый или слишком фамильярный тон. Также желательно избегать «штампов» или чрезмерно холодных, «сухих» формулировок, специальной терминологии, обилия цифр, большого количества деепричастных и причастных оборотов и т.д.
Нельзя включать в письмо недостоверные, непроверенные или ложные данные. Следует помнить, что информационное письмо при определенных обстоятельствах может приобрести статус юридически значимого документа.
Основные моменты и образец составления письма
Информационные письма, вне зависимости от их автора и адресата, должны касаться только деятельности организации-отправителя или связанных с ней обстоятельств. Одновременно с этим они должны соответствовать некоторым требованиям в плане структуры и содержания:
- Во-первых, в информационном письме всегда должны присутствовать:
- дата его составления,
- реквизиты отправителя и получателя,
- корректное обращение (например, «Уважаемый Петр Семенович», «Уважаемая Ирина Викторовна», «Уважаемые коллеги» и т.д.). Если адресат не определен, что бывает иногда, можно ограничиться приветствием «Добрый день!».
- Затем идет основная, информационная, часть письма. Здесь необходимо указать причину и цель его написания, а также все прочее, что связано с описываемым делом: новости, предложения, изменения, просьбы, объяснения и т.д.
- Ниже в письме следует написать заключение, которое должно подводить итог всему вышесказанному.
Если к письму прилагаются какие-либо дополнительные документы, видео- и фотоматериалы, это следует также отметить в его содержании отдельным пунктом.
Как отправить письмо
Информационное письмо можно отправить несколькими способами:
- Первый и наиболее распространенный способ: через электронные средства связи. Это позволяет передавать информацию практически неограниченного объема за короткое время.
- Второй способ: отправка заказного письма с уведомлением о вручении через Почту России (актуально, если документ является официальным и содержит «живые» подписи и печати).
- Также можно отправить письмо через факс или современные мессенджеры, но только в случае, если отношения между отправителем и получателем допускают такую форму переписки.
Пример составления информационного письма
Информационное письмо, как правило, составляется по определенной схеме. Сначала нужно указать адресата, который должен ознакомиться с документом, затем создать заголовок и сам текст обращения. В практике существует множество видов информационных писем. Примеры и правила их составления можно найти в статье.
Скачать образец и пример информационного письма можно в конце статьи.
Ведущий специалист по кадрам, юрист консультант по трудовому законодательству, эксперт сайта
Ранее мы приводили 5 примеров деловых писем, и в дополнение к этой информации рекомендуем ознакомиться с ними по этой ссылке.
Типы информационных писем: 5 готовых образцов
Существует множество типов информационных писем. Их основная цель — информирование адресата, что может включать уведомления, заявления, подтверждение намерений, рекламные сообщения (коммерческое предложение) и многое другое.
Извещение (уведомление)
Основная цель — уведомить клиента, партнера, коллег или сотрудников филиалов о важных событиях компании, ожидающихся в ближайшее время:
- смена директора, главного бухгалтера и других сотрудников;
- смена реквизитов;
- смена юридического или фактического адреса;
- подготовка к инвентаризации;
- изменение рабочего графика, сокращение часов и т.п.
Также можно сообщить о неформальных событиях, таких как подготовка к корпоративу, празднованию юбилея компании, выставке и т.п.
Подтверждение намерений
Такое письмо может служить для «напоминания» о себе или подтверждения намерений в ответ на запрос. Например, компания ведет переговоры о сделке, но по разным причинам переговоры прерывались. Позднее руководство решило, что сделка выгодна, и направило письмо о подтверждении намерений партнеру.
Разъяснение
Такое письмо обычно исходит от государственных органов и ведомств – ФНС, ФАС, МЧС, Роструд и других. Компания также может составить подобное письмо. Основная цель текста – детально разъяснить свою позицию при возникновении разногласий (или для их предупреждения).
Напоминание
В этом письме партнер напоминает другому партнеру о сроках перечисления аванса или окончательной оплаты по договору поставки, оказания услуг и т.п. Нередко это последняя мера перед обращением в суд – соответствующее предупреждение также может быть включено в текст.
Рекламное письмо (коммерческое предложение)
При создании коммерческих предложений допускается, а даже приветствуется, использование более неформального стиля текста и оформления сообщения. Главная цель документа – привлечь внимание адресата и вызвать у него желание узнать больше о товаре или услуге, то есть заинтересовать его и побудить к дальнейшему контакту. Ошибочно полагать, что коммерческое предложение сразу может «продать» товар. На самом деле его основная задача – «продать» встречу или телефонный звонок.
Что представляет собой информационное письмо и как его применять в маркетинге
Информационное письмо – это бизнес-инструмент, который используют компании любого масштаба. Оно составляется для взаимодействия с клиентами, партнерами и другими участниками коммерческой деятельности. В этой статье мы расскажем, какие существуют виды информационных писем, как их писать и оформлять.
Calltouch
Привлекайте, конвертируйте
и анализируйте ваших клиентов
Платформа омниканального маркетинга
Виды информационных писем
Существует несколько видов информационных писем, отличающихся по назначению, цели составления и способу изложения информации.
Письмо-уведомление
Основная цель такого письма – уведомить клиентов, партнеров или сотрудников о значимых событиях, которые произойдут в компании в ближайшее время. Например, о смене реквизитов или адреса, изменениях в рабочем графике, повышении специалистов.
Письмо-напоминание
Письмо-напоминание служит для напоминания о каких-либо моментах сотрудничества с компанией. Пример информационного письма-напоминания: уведомление партнера о завершении сроков проекта или о необходимости полной оплаты по договору.
Письмо-подтверждение
Такое письмо подтверждает намерения компании в ответ на запрос. Например, письмо-подтверждение может быть использовано после переговоров о поставках, чтобы подчеркнуть серьезность намерений одной из сторон.
Письмо-заявление
Эти письма отправляются, когда нужно объяснить адресату причины определенного события, в котором он прямо или косвенно участвует. Например, информационное письмо в формате заявления при расторжении договора.
Рекламно-информационное письмо
Маркетологи активно используют этот тип информационных писем. Структура письма напоминает коммерческое предложение и содержит данные о товарах или услугах, условиях сотрудничества и контактные данные компании. В таких письмах нет призыва к целевому действию.
Информационные письма в email-маркетинге
Информационные письма в email-маркетинге представляют собой контентные рассылки с полезной информацией. Они помогают:
- привлечь и удержать внимание клиента;
- подтвердить статус эксперта;
- напомнить о продукте или компании;
- увеличить трафик на сайт.
Просто привлечь пользователя на сайт недостаточно – важно повысить его лояльность и убедить совершить целевое действие. Для этого создайте привлекательный дизайн, продумайте навигацию и используйте удобные виджеты Calltouch для сбора заявок и оперативной связи с клиентом.
Виджеты
Увеличьте конверсию сайта на 30%Бизнес может работать с клиентами в рамках стратегии email-маркетинга или отправлять информационные письма вместе с промо-рассылками.Читайте также:
Пишем вводную часть
- Начните письмо с указания вашей должности, ученого звания или роли и объяснения причины написания. Обычно в письме не указывается имя, так как оно будет обозначено ниже, в качестве подписи.
- Переходите к сути сразу: такие фразы, как «Сегодня я пишу вам, чтобы справиться о вакансии финансового контролера» или «Я пишу, чтобы раскрыть характеристики нового продукта, недавно презентованного нашей компанией», – это идеальные примеры постановки вопроса, которые следует использовать в самом начале письма.
- Одна из частых ошибок неопытных авторов – это избегать сокращений любой ценой, что делает письмо похожим на перевод. Используйте сокращения, чтобы письмо выглядело разговорным, но профессиональным. Пусть ваше письмо отражает вас.
- Не пытайтесь казаться умнее, используя книжные и энциклопедические слова вместо обычных. Это не научная работа, а информационное письмо. Используйте подходящие слова и ясно выражайте свои мысли.
- Если у вас есть какие-либо связи с сотрудниками компании или вам порекомендовали подать заявление на работу, или если вы знакомы с человеком, который ранее получил грант от вашего учреждения, лучше упомянуть об этом в начале письма. Это может напомнить адресату о вас («О, это тот, о ком говорил Иван!»), или помочь вам выделиться среди других.
Пишем основную часть письма
- Опишите конкретный опыт, который у вас был в сфере или отрасли, куда вы стремитесь попасть благодаря своему письму. Если ваше информационное письмо ориентировано на определенную сферу или отрасль, будет полезно включить перечень конкретных умений и навыков, чтобы письмо принесло результат. [1] X Источник информации
- Желание получить работу – это не то же самое, что обладание необходимыми качествами для ее выполнения. Если в начале вы подчеркнете, что заинтересованы в собеседовании на данную должность, потому что отлично для нее подходите, вам не нужно повторять это множество раз. Слова о том, что вы «очень нуждаетесь в этой работе», не делают вас более привлекательным кандидатом.
- Сосредоточьте информационное письмо на работе конкретного уровня. Вам не обязательно упоминать тип задания или должность, но помните, к какому результату вы стремитесь, чтобы письмо соответствовало цели.
Не включайте в письмо информацию, уже указанную в вашем резюме. Перечисление ученых степеней, наград и связей – не лучшая идея для информационного письма. Повторение информации из резюме – это лишняя трата места и времени. Вы пишите, чтобы «продать» себя и сделать первый шаг в развитии деловых отношений.
- Еще раз повторите самую важную информацию в заключении. Прямо перед тем, как завершить письмо прощанием, полезно кратко повторить ваши главные пожелания.
Проверьте и отшлифуйте письмо
- Проверка – это не только устранение опечаток и ошибок. Посмотрите на письмо свежим взглядом и убедитесь, что все существительные и глаголы согласованы, мысли выражены правильно, и письмо достигает своей цели.
- Когда вы удовлетворены качеством и содержанием письма, проведите финальную вычитку и исправьте последние ошибки – опечатки, ошибки в правописании и форматирование.
Старайтесь сделать письмо кратким и простым. Информационные письма, как правило, не должны превышать одной страницы или 300-400 слов. Неважно, по какой причине вы пишете, скорее всего, ваш адресат занят другими делами и вряд ли захочет тратить время на длинное письмо. Будет жаль, если все ваши усилия окажутся напрасными, поэтому важно соблюдать объем. В письме сосредоточьтесь только на ключевой информации. [2] X Источник информации
- Приложите резюме, если это уместно, после информационного письма. Информационное письмо всегда должно быть первым в комплекте документов.
- Укажите актуальные контактные данные. Завершая письмо, не забудьте включить всю важную контактную информацию, обычно размещаемую в верхнем правом углу. Укажите адрес электронной почты, номер телефона и другую основную контактную информацию.
Рассмотрите возможность добавления постскриптума. Некоторые преподаватели и эксперты по деловой переписке рекомендуют размещать наиболее важную и срочную информацию в постскриптуме (P.S.). Это часто эффективно, так как многие люди предпочитают просматривать информацию в письме именно таким образом. Вместо того чтобы включать важные сведения в заключение, постскриптум может оказаться более действенным. Несмотря на то, что это может казаться отклонением от нормы, постскриптум обычно выделяет важную информацию и делает ваше письмо более запоминающимся.