Как правило, это делают инспекторы различных государственных контролирующих органов:
- налоговой службы – для проверки бухгалтерской деятельности предприятия и соответствия ее действующему законодательству;
- таможенной службы – для контроля за перемещением товаров через границу;
- следственных органов – для расследования в рамках уголовных или административных дел и т.д.
Какие документы могут быть изъяты
Изъятию подлежат любые документы, относящиеся к делу, по которому у сотрудников контролирующего органа возникли вопросы. Изъятие других документов, в том числе регистрационных и учредительных свидетельств предприятия, не допускается.
При этом специалисты контролирующих ведомств вправе самостоятельно оценивать значимость того или иного документа.
Исключение составляют документы, содержащие государственную или иную охраняемую законом тайну – их изъятие возможно только с разрешения прокурора.
Аналогичные ограничения касаются документов, содержащих информацию о личных вкладах и счетах граждан в кредитных учреждениях – их изъятие допускается исключительно на основании судебного решения.
Стоит отметить, что изымаются именно оригиналы документов, а на их место подшиваются должным образом заверенные копии.
Если возможность сделать копии документов на месте отсутствует, изымающие лица вправе сделать их и передать заинтересованной стороне в течение рабочей недели после изъятия оригинальных бумаг.
Основания для действий специалистов контролирующих органов
Работники контролирующих организаций не имеют права просто прийти и изъять нужные документы без веских оснований. Например, при налоговых проверках таким основанием может быть отказ сотрудников предприятия предоставить документы, имеющие значение для проведения финансового контроля. Изъятие позволяет избежать уничтожения, сокрытия или исправления данных бумаг в будущем.
На какой срок можно изымать документы
Конкретный срок изъятия документов законодательно не определен – он зависит от конкретной ситуации и обстоятельств дела.
В любом случае, после завершения исследования бумаг и расследования по делу, все документы должны быть возвращены владельцу.
Порядок процедуры изъятия документов
- Перед началом изъятия документов специалисты контролирующего органа обязаны предоставить заинтересованным лицам письменное постановление, на основании которого проводится процедура. Также они должны зачитать права и обязанности владельцев документов и предложить им добровольно выдать нужные бумаги. В случае отказа, изъятие проводится принудительно.
ВАЖНО! При изъятии обязательно должны присутствовать понятые в количестве не менее двух человек.
Изъятие должно производиться строго в дневное время суток.
При нарушении данного порядка, действия работников проверяющей организации могут быть обжалованы в судебном порядке.
Особенности составления акта, общие моменты
На данный момент стандартного унифицированного акта изъятия документов не существует, поэтому он может быть составлен в произвольной форме или, если в учреждении, проводящем проверку, имеется разработанный и утвержденный шаблон документа – по его типу. Важно, чтобы формуляр соответствовал некоторым нормам и правилам деловой протокольной документации.
В частности, он должен включать три основных раздела:
- начало — наименование документа с указанием его номера и даты составления;
- основной блок — сведения о сторонах, участвующих в изъятии документов, и список изымаемых бумаг;
- заключение — подписи всех присутствующих лиц.
Акт можно оформить как в рукописной форме, так и на компьютере (с последующей распечаткой), на фирменном бланке надзорного органа или на обычной бумаге.
Единственное обязательное условие: акт должен быть подписан всеми лицами, присутствующими при изъятии: инспекторами, проводящими выемку, сотрудниками предприятия, которому принадлежат документы, а также понятыми. Дополнительно акт должен быть заверен печатью организации, сотрудники которой осуществляли изъятие документов.
Акт составляется в нескольких идентичных экземплярах — по одному для каждой стороны процесса.