Для эффективной работы необходимо уметь отлично отдыхать. Слишком большая работоспособность исчерпывает вашу энергию и вызывает стресс, что препятствует продуктивности вашего мозга. Мы собрали семь научно доказанных способов, которые помогут вам организовать правильные рабочие перерывы и не только отдохнуть, но и повысить качество вашего сна, стимулировать творческое мышление и получить еще несколько дополнительных преимуществ. Каким образом это можно сделать, вы узнаете, прочитав данный материал.
Используя интернет-обучение, есть возможность овладеть «Лучшими техниками тайм-менеджмента». В ходе прохождения данной программы вы получите знания по самым эффективным методам управления временем, постановке целей, разбивке задач, планированию и коллективной работе, которые успешно применяются известными личностями и компаниями.
Делайте перерыв каждые 52 минуты
До 2014 года было распространено мнение среди специалистов по эффективности, что оптимальным подходом к работе является проведение коротких спринтов продолжительностью 25 минут с последующим перерывом в 5 минут, в соответствии с методикой Помодоро.
Однако, команда исследователей из Desktime [Desktime, 2014] выявила оптимальную комбинацию. Путем анализа 5,5 миллионов отчетов, содержащих информацию о том, как сотрудники офиса используют компьютеры, было выяснено, что самые продуктивные работники делают перерыв в течение 52 минут. Дополнительно, исследование показало, что наиболее эффективный перерыв в среднем составляет 17 минут.
Почему такое устройство эффективно? Вам требуется время, чтобы сконцентрироваться и достичь максимальной производительности. Затем наступает стабильный период, когда уровень внимания не изменяется. После этого начинается спад. Короткие перерывы помогают прервать этот цикл — мы отдыхаем на пике, работаем во время стабильного периода или спада. 52 минуты — именно такой период, который включает все фазы — это позволяет сделать перерыв именно в тот момент, когда мы действительно устаем.
Часто используется соотношение 52:17, но оно не является единственно возможным — каждый человек может найти для себя самое оптимальное время, проведя эксперименты и исследования.
Отвлекитесь, чтобы перезарядить фокус
Отдых оказывается сложнее, чем может показаться. Даже после 50 минут работы, когда вы решаете отдохнуть, ваш непослушный мозг продолжает заниматься задачей. Хотя вы чувствуете усталость, почему бы тогда не завершить начатое дело?
Исследования, проведенные учеными [AtsunoriAriga, 2011], подтвердили, что отсутствие отдыха негативно сказывается на вашей эффективности в долгосрочной перспективе. Мозг привыкает к определенным мыслям так же, как вы привыкаете к постоянному шуму у окна. Со временем внимание перестает реагировать на привычные раздражители.
Регулярно отвлекайтесь от текущей задачи, чтобы впоследствии возвращаться к ней с новыми и свежими мыслями. В данном случае многозадачность может быть полезной. В перерыве занимайтесь чем угодно: проверяйте свои аккаунты в социальных сетях, играйте в мобильные игры, беседуйте с друзьями. Основное условие — это то, чтобы это не имело отношения к задаче, над которой вы работаете.
Погуляйте на свежем воздухе
Если вы проводите весь день в затхлом, искусственно освещенном рабочем помещении, то теряете значительную часть своей творческой эффективности.
Для улучшения психического состояния и повышения настроения, рекомендуется провести некоторое время на природе. Недавние исследования, выполненные Хон К. Юэном [2019], указывают на то, что всего 20 минут прогулки в городском парке могут ощутимо улучшить ваше состояние. Другие исследования, проведенные Стивеном Капланом [1995], показали, что природная среда способствует повышению способности концентрироваться. Кроме того, солнечный свет и свежий воздух оказывают положительное влияние на качество сна. Одна из научных работ Мохамеда Бубекри [2014] обнаружила, что люди, получающие больше естественного освещения в течение дня, спят в среднем на 46 минут дольше ночью. Отдых на свежем воздухе повышает продуктивность во время бодрствования и помогает качественно отдохнуть ночью, что дает вам преимущество на следующий день.
Если вы ограничены в возможности покинуть помещение, то можно привнести природу в свой офис. Ведь даже комнатные растения способны повысить эффективность работы, и это подтверждают исследования ученых [Tina Bringslimark, 2007].
Заправьте мозг правильным топливом
Ощущение голода отвлекает от дел и замедляет процесс мышления, в то время как прием пищи дает ощутимый заряд энергии. Однако, если сделать неправильный выбор в плане еды или напитков, это только увеличит проблемы и ухудшит ситуацию.
В организме каждый прием пищи разлагается на глюкозу, которая является основным источником энергии. Если сравнить это с автомобилем, то автомобилю не важно, сколько топлива находится в баке, пока там есть хотя бы немного. Однако для мозга лучше всего работать с постоянным уровнем глюкозы. Когда ее концентрация снижается, когнитивные функции начинают ухудшаться. Тонко настроенная кора мозга утомляется быстрее, чем области, отвечающие за мышцы и сердце, поэтому вы можете не почувствовать никаких изменений.
Не обязательно постоянно употреблять газировку, чтобы поддерживать стабильный уровень глюкозы. Более полезными альтернативами являются «медленные углеводы» (такие как бананы, каши, цельнозерновой хлеб) или продукты, богатые белком (такие как мясо, рыба, орехи, бобы).
По результатам исследования [Dongsheng Cai, 2008], было выяснено, что употребление пищи в маленьких порциях имеет важное значение. Мозг воспринимает избыток пищи как некий патоген, что приводит к активации иммунной системы и временному ухудшению когнитивных функций, аналогичному симптомам болезни Альцгеймера.
Дайте отдых глазам
Очевидным последствием цифровой эры является негативное воздействие на зрение. Более 80% населения США проводят более двух часов в день перед экранами, и 59% из них страдают от симптомов компьютерного синдрома.
Вызывает не только утомление глаз, но и умственное изнурение данный напиток — синдром рома.
Для снижения нагрузки на зрение, могу поделиться советом использовать метод 20-20-20. Каждые 20 минут рекомендуется отвести глаза от экрана и сфокусироваться на объекте, находящемся на расстоянии не менее 20 футов (6,5 метров) в течение 20 секунд. Это позволит глазам расслабиться и снизит напряжение.
Займитесь спортом
Ученые из Сан-Паулу пришли к выводу, что лишь 10 минут физических упражнений способны значительно улучшить работу памяти и концентрацию на протяжении всего дня. Это означает, что можно легко уделить несколько минут на выполнение нескольких подходов приседаний, прыжков, отжиманий и планки, чтобы ощутить все преимущества такого подхода, не нарушая своего графика дня.
Если вам не привлекательно отказываться от повседневной одежды и не хотите возможности провести весь день в поту, решите отправиться на прогулку. Ученые в области психологии установили, что такой шаг способствует увеличению вашей креативности на невероятное количество — 81%!
Просто сядьте и позвольте уму блуждать
До настоящего момента мы пропагандировали активное времяпрепровождение во время отдыха. Ощущаете ли вы утомление от этого подхода? В таком случае, можно смело позволить себе бездельничать.
Желательно отдайте предпочтение практике медитации, так как она поможет вам расслабиться и повысить свои когнитивные возможности. На данной странице вы найдете всю необходимую информацию по этому вопросу.
Время и место для медитации не всегда доступны в течение рабочего дня. В таком случае просто расслабьтесь, откинувшись на спинку стула, и позвольте своему уму блуждать. Исследование [Malia F. Mason, 2007] подтверждает, что такая практика приносит те же преимущества, что и медитация. Когда мы перестаем обращать внимание на что-либо, в нашем мозгу активируется дефолтная сеть нейронов, предоставляя перегруженной префронтальной коре заслуженный отдых.
Кроме того, фантазии и мечты могут помочь нам обнаружить новые идеи. Согласно исследованию Скотта Барри Кауфмана, профессора психологии из Нью-Йоркского университета, размышления и потерянные мысли как будто раскрывают дверь в подсознание, где зарождаются новые идеи. Это позволяет достать их наружу, в сознание, что является настоящей проблемой в состоянии полного сосредоточения.
Резюме
Максимально эффективно распланируйте свой период отдыха, чтобы извлечь максимальную пользу из своего времени отдыха.
Чтобы получить максимальную выгоду, рекомендуется варьировать различные занятия в каждом периоде отдыха.
Поделитесь в комментариях, как вы проводите время на отдыхе во время рабочего дня.
Рекомендуем также изучить:
6 принципов тайм-менеджмента
6 принципов тайм-менеджмента
Всем известны ситуации, когда нам приходится сталкиваться с напряжением из-за недостатка времени и мы не уделяем должное внимание отдыху и своим личным делам, чтобы сосредоточиться на работе. Чтобы избежать подобных ситуаций, необходимо осознать основные принципы управления временем и научиться эффективно планировать свои дела.
Про тайм-менеджмент
Управление временем, как это принято называть, означает организацию своего времени. Конечно, мы не являемся супергероями и не можем контролировать время так же, как Флэш или Доктор Манхэттен (хотя, признайтесь, это было бы классно). Но вполне реально научиться использовать его максимально эффективно. Основные принципы управления временем основываются на четырех основных компонентах:
Прошу прослушать запись данной статьи в нашем подкасте.
Принцип 1. Планируй заранее
Планирование — это прекрасно. Когда у тебя имеется детальный план, не нужно носить все мысли в голове, и поэтому достижение высокой производительности становится возможным.
Как функционирует данный механизм:
В зависимости от степени детализации планирования, можно выделить три различных типа целей.
Стратегические цели устанавливают общий курс действий, который определяет, какие тактические шаги следует предпринять в краткосрочной перспективе: в течение дня, недели или месяца. Начиная разрабатывать план, необходимо начинать с общих целей и постоянно спрашивать себя: «Что мне нужно для этого?».
Пример
Моя цель — усовершенствовать свои навыки в английском языке, накопить достаточную сумму для первоначального взноса по ипотеке и заняться разработкой фронтенда. Эти направления станут основой для моего развития в ближайшие годы. Я сознательно выбираю несколько векторов развития, так как ограниченность временем не позволяет сосредоточиться только на одном направлении.
С данной задачей уже можно приступать.
Важно вести записи о своем времени и том, на что мы его тратим. Таким образом мы сможем составлять планы на основе фактических данных. Для того чтобы вести учет, существуют разные приложения для трекинга времени.
Не стоит намечать более десяти задач на каждый день, следует такой объем выбирать, который действительно возможно выполнить. Предпочтение следует отдавать разделению крупных задач на небольшие.
Принцип 2. Целься в конкретный результат
Поэтому важно организовать свой рабочий день таким образом, чтобы все задачи были направлены на достижение целей.
экспериментировать, измерять, анализировать, отслеживать и оценивать. SMART — это акроним, который означает конкретность, измеримость, достижимость, реалистичность и ограниченность по времени.
Главное, что делает задачу полезной, — ее конкретность. Ты понимаешь, какие именно действия нужно предпринять и в какой последовательности, чтобы достичь результата? Важно, чтобы результат был измеримым, так как это упростит планирование распределения времени.
Пример
Проверить электронную почту — это задача, которая не может быть четко определена или измерена.
Для выполнения задания необходимо написать и отправить 5 ответных писем клиентам по почте.
Основной общий фактор эффективности — всегда двигаться в направлении достижения целей, выполняя поставленные задачи различной степени сложности.
Принцип 3. Расставляй приоритеты
После того как у нас есть общий план, необходимо определить, какие шаги следует предпринять в первую очередь. Существует множество способов установления приоритетов, но я предпочитаю два подхода: принцип AB и матрицу Эйзенхауэра.
ABC-принцип
| Тип | Определенные меры |
|---|---|
| Значимые занятия (А) | Разрешение нештатных ситуаций, ключевые инициативы |
| Менее значимые задачи (B) | Руководство выделяет оперативные поручения по второстепенным, но не менее значимым проектам. |
| Мелочи, которые не имеют большого значения (C) |
Значительное значение приобретают лишь 15% задач от общего числа. Способность этих задач к достижению цели составляет около 65%, поэтому их лучше взять на себя и приступить немедленно.
Важные задачи составляют около 20% от общего числа задач. Их важность для достижения цели составляет примерно 20%. Принятие решения о делегировании этих задач или остаются на себе зависит от важности конечной цели и навыков коллег.
Внимание!
Если необходимо избегать ситуации, когда задачи перемещаются между различными категориями, это говорит о том, что либо у вас недостаточно времени на их выполнение, либо вы неправильно определяете их приоритеты.
Около 65% всех задач, требующих оперативного решения, составляют оперативные задачи. Однако их вклад в общий результат равен всего лишь 15%. В связи с этим, рекомендуется передавать подобного рода задачи на делегирование с самого начала.
Матрица Эйзенхауэра – метод, разработанный американским генералом Дуайтом Эйзенхауэром, который помогает рационализировать управленческие решения и планирование. Этот инструмент применяется для классификации задач по критериям их важности и срочности.
Эта методика подходит для проведения быстрого анализа и принятия оперативных решений в вопросах установления приоритетов.
Принцип 4. Сфокусируйся на главном, остальное — делегируй
Если речь идет о финансовых и временных издержках, то задачу следует безусловно передать другому лицу. Другими словами, чем выше стоимость твоего времени, тем меньше второстепенных задач должно присутствовать в твоем графике.
Пример
Можно лично составить сводную таблицу предложений потенциальных подрядчиков, но рекомендуется делегировать эту задачу кому-то из подчиненных. С учетом итогов, данная задача является не важнейшей.
Выяви время, когда тебе проще всего сосредоточиться, и распредели самую трудоемкую работу именно на этот период. Второстепенные задачи можно выполнять в течение оставшейся части дня. Ответы на письма можно отправлять и в вечернее время.
Освой искусство негативного ответа – отвлекающим факторам, любым занятиям и людям, которые без толку отнимают твои ценные минуты.
Принцип 5. Визуализируй планы и задачи
Графическое представление данных помогает структурировать информацию в мозгу. Это касается не только планов и задач. Существует множество методов для достижения этой цели: от создания ментальных карт до построения диаграммы Ганта.
Пример
Для восстановления квартиры, мне необходимо выполнить ряд этапов: разработать проект, приобрести необходимые строительные материалы, провести ремонт в комнате, выполнить ремонт кухни и организовать праздничную вечеринку в честь переезда. Чтобы наглядно представить все эти шаги, можно воспользоваться диаграммой Ганта.
Это очевидно, какие операции следуют друг за другом, а какие можно выполнять одновременно или поручить другим, чтобы более точно запланировать финансовые и временные ресурсы.
Принцип 6. Анализируй, оптимизируй и отдыхай
Рекомендуется приобрести привычку регулярно осматриваться назад и проводить анализ эффективности контроля над личным временем. Особенно следует обратить внимание на ситуации, в которых возникло нежелательное развитие событий: слишком большое количество ресурсов было затрачено, неправильно были определены приоритеты и тому подобное.
Разработайте свои стратегии для решения подобных ситуаций в будущем. Если чувствуете, что теряете контроль, возьмите небольшой перерыв и сосредоточьтесь заново на своих действиях. Составьте собственные правила и принципы управления временем, учитывая свои индивидуальные особенности и рабочий процесс.
Не забывай про свои периоды отдыха. Включи их в свой план на день и на неделю. Чтобы оставаться эффективным, нужно быть на пике своей активности. Поэтому, если ты не уделяешь времени отдыху, не стоит ожидать выдающихся результатов от себя.
В общем, эффективное управление временем позволит освободить значительное количество ресурсов для насыщенной работы и личной жизни. Применяйте принципы тайм-менеджмента, о которых я рассказал ранее, и вскоре количество стрессовых ситуаций сократится. Жизнь и работа должны доставлять удовольствие.