В 2025 году необходимо соблюдать новые правила при заполнении УПД при отгрузке товаров или предоставлении услуг. Изменения относятся к системе отслеживаемости товаров. Будьте внимательны — неправильное заполнение УПД может помешать получить вычет НДС. Ссылка на статью, где можно скачать бланк и пример заполнения УПД на 2025 год.
Что такое УПД
Универсальный передаточный документ (УПД) представляет собой документ, содержащий все необходимые реквизиты, а также дополнительные элементы. Эти элементы дополняют информацию, представленную в счете-фактуре и позволяют более полно отразить характер и условия сделки. В результате, УПД становится более информативным и уникальным документом, который позволяет более точно и полно передать информацию о совершенной операции.
Таким образом, благодаря использованию УПД, любая компания может включить в документ информацию, связанную с реализацией товаров, оказанием услуг или передачей имущественных прав, которая должна быть отражена в формах № ТОРГ-12, № М-15, № ОС-1 и № 1-Т, и одновременно предоставить покупателю информацию о сумме НДС.
Включение УПД в деловую жизнь широко распространено и может быть применено в различных сферах, как указано в приложении 2 к письму ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96. Следует отметить, что данный перечень не является исчерпывающим. УПД имеет возможность заменять любой первичный документ учета, подтверждающий передачу ценностей, за исключением документов, которые должны соответствовать специальным требованиям, установленным законодательством. Полные объяснения по этому вопросу содержатся в письме ФНС от 05.06.2017 № ЕД-4-15/10623.
Возможность использования универсальных документов не исключает использование обычных счетов-фактур или товарных накладных, даже если эти документы составляются в рамках одного договора. Инструкции по применению универсального платежного документа (УПД) можно найти на сайте Системы Главбух.
Если у одного контракта поставки есть несколько отгрузок, то продавец может составить накладную по форме № ТОРГ-12 и счет-фактуру для одной партии, а для другой партии – УПД со статусом 1. В таком случае покупатель имеет право учесть понесенные расходы при расчете налога на прибыль и списать сумму предъявленного НДС (согласно письму ФНС от 27.05.2015 № ГД-4-3/8963).
Форма УПД в 2025 году
Внесли изменения в бланк УПД или счета фактуры. В таблицу добавили новый столбец — 14. Он предназначен для указания информации о товарах, которые можно отследить.
В настоящий момент на платформе для обсуждения проектов нормативно-правовых актов идет общественное обсуждение:
В следующем 2025 году планируется представление нового обновленного бланка УПД.
С момента вступления в силу новых форматов счетов с графой 14, предусмотрен переходный период, продолжающийся не менее одного года. В течение данного периода будет возможность выставлять электронные счета-фактуры (УПД, УКД).
Для того чтобы избежать отказов в вычетах НДС, необходимо использовать исправленные счета-фактуры (УПД, УКД), соответствующие действующим форматам, даже в переходный период, когда графа 14 не заполняется. Такое требование вытекает из письма ФНС от 26.09.2023 № ЕА-4-15/12314@ и пункта 2 статьи 169 Налогового кодекса.
Возможно, вы можете внести изменения в бумажные формы счетов-фактур (УПД, УКД), путем добавления новой графы 14. Эта новая графа 14 должна содержать подстроки, аналогичные подстрокам в графе 13 (в соответствии с пунктом 1.2 статьи 169 Налогового кодекса, а также в соответствии с письмом Федеральной налоговой службы от 23.08.2021 года № 3-1-11/0115@).
В 2025 году ожидается появление обновленной формы счета-фактуры.
Как заполнить УПД в 2025 году
Учетно-платежный документ с обозначением «1» заменяет и счет-фактуру, и первичный документ, а документ с обозначением «2» заменяет только первичный документ. Однако само обозначение имеет только информационный характер. Фактическое обозначение документа покупатель определяет самостоятельно на основании наличия или отсутствия в нем обязательных реквизитов для счетов-фактур и первичных документов (пункты 5-6 статьи 169 Налогового кодекса, пункт 2 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Техническая ошибка в обозначении учетно-платежного документа или его отсутствие не приводит к отказу в возможности вычета НДС и/или расходов по налогу на прибыль (приложение 4 к письму ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Эксперты из Главбуха разъяснили, какие обязательные реквизиты должны быть указаны в первичном документе.
Из-за внесения новых данных в бланк счета-фактуры, порядковый номер строк передаточной части существующих бланков УПД не соответствует бланку, который представлен в приложении 1 к письму ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Бланк счета-фактуры доступен для загрузки в Системе Главбух.
Эксперты команды Главбух разработали руководство по применению УПД в следующем году. Скачайте его и применяйте в процессе своей работы.
Руководство: шаг за шагом составление универсального передаточного документа на 2025 год.
В случае заполнения реквизитов прослеживаемости в УПД (УКД), необходимо соблюдать аналогичную процедуру, которая применяется при заполнении отгрузочного счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры). В остальных разделах и графах УПД (УКД) следует заполнять информацию в соответствии с общим порядком. Обычно плательщики и неплательщики НДС, осуществляющие операции с прослеживаемыми товарами, заполняют УПД и УКД в электронном формате. Однако существуют ситуации, когда такие документы можно составить на бумаге в соответствии с пунктами 1.1-1.2, 5 и 5.2 статьи 169 Налогового кодекса и пунктом 2, подпунктом «г» пункта 13 положения о национальной системе прослеживаемости.
Просмотрите видеоролик, предназначенный для обучения.
Как правильно оформить УПД в соответствии с обновленными нормами
Как выставить УПД без НДС
В случаях, когда документы используются только как первичные документы для оформления хозяйственных операций, УПД без НДС выставляются. Например, это может быть накладная или соглашение об изменении стоимости отгруженных товаров. Для таких документов устанавливается статус 2. Если в УПД отражаются операции, не облагаемые НДС по статье 149 НК, также присваивается статус 2. В таких случаях продавец будет вынужден составить отдельный счет-фактуру или корректировочный счет-фактуру. Для получения более подробной информации о различиях между статусами 1 и 2 в УПД, можно обратиться к Системе Главбух.
Для каких операций можно использовать УПД
Универсальным передаточным документом можно оформлять отправку товаров, выполнение различных работ и предоставление услуг, а также передачу прав на имущество. Важно отметить, что в одном УПД можно указать несколько взаимосвязанных операций одновременно.
Когда продавец доставляет приобретенные товары и самостоятельно устанавливает их в помещении покупателя, в УПД можно указать отдельными пунктами стоимость самих товаров и услуг по их установке, как было описано в письме ФНС от 23.09.2016 № ЕД-4-15/17910.
Универсальный передаточный документ (УПД) может быть использован как при перевозке грузов, так и при предоставлении услуг в рамках договоров транспортной экспедиции, как указано в письме от ФНС от 10.08.2018 года № АС-4-15/15570. В определенных ситуациях, например, при доставке товаров, может потребоваться также транспортная накладная.
Учреждения имеют право применять УПД также для проведения посреднических операций. К примеру, когда заказчик, комитент, принципал или доверитель передают товары посреднику, комиссионеру, агенту или поверенному для последующей продажи. В таком случае УПД будет считаться первичным документом, оформляющим передачу ценностей без передачи права собственности. В графе 8 «Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)» необходимо указать данные контракта, регламентирующего оказание посреднических услуг. При этом не заполняйте:
как устранить неполадки в Унифицированном платежном документе, можно найти в Системе Главбух. Более того, рекомендуется ознакомиться с дополнительной информацией, представленной в указанной системе.
Примеры заполнения Универсального Передаточного Документа в следующем году (2024)