Какие известные и проверенные методы в закупках способны принести большую прибыль компании?
Если вам необходимы рекомендации по оптимизации процесса закупок и снижению издержек, предлагаем ознакомиться с 12 действенными методами:
12 методов в закупках
5 основных трендов в управлении закупками в 2023 году
Международные санкции вынудили российские компании изменить свой подход к закупкам как на стратегическом, так и на операционном уровне. Они должны учесть несколько ключевых факторов, которые определяют направление развития закупочной функции: сокращение числа поставщиков, усложнение логистических цепочек, изменение в качестве спроса и уход иностранных ИТ-поставщиков.
В нашей статье мы рассмотрим основные изменения, которые произойдут в сфере закупок в 2023 году, а также предложим новые методы работы в условиях нестабильности и ограниченности ресурсов.
Установление новых связей с поставщиками
Возникают новые проблемы: сокращение предложения, рост рисков нарушения условий договоров и необходимость пересмотреть методы отбора поставщиков.
На российском рынке произошли изменения, в результате которых ушли компании, боявшиеся вторичных санкций. Это привело к существенному снижению предложения и вынудило компании пересмотреть свою базу поставщиков и технологические цепочки, иногда даже за счет качества продукции.
Ключевые изменения в работе с поставщиками в 2023 году
- В 2023 году компаниям придется снова диверсифицировать поставщиков, что потребует оптимизации процессов предварительной квалификации и аудита.
- Тем временем, сокращение предложения заставит компании строить более тесные партнерские отношения с организациями, остающимися на внутреннем рынке.
- В новых условиях возрастет значимость стратегического сотрудничества, а, следовательно, появится повышенный интерес к программам по интеграции цепочек поставок и развитию поставщиков, а также другим подобным инициативам.
Отдельно стоит отметить электронные торговые площадки. С одной стороны, они упрощают поиск новых поставщиков. С другой стороны, увеличившиеся риски и сложность процедур конкурентного отбора не позволяют полностью доверять этому инструменту закупок.
В любом случае, в 2023 году поставщику придется дополнительно проверять, более осознанно подходить к оценке рисков, что неизбежно приведет к пересмотру модели бизнес-процессов в закупках.
Comindware Управление закупками — это система для автоматизации закупочной деятельности и оптимизации бизнес-процессов.
Категорийное управление — сложно, но эффективно
Основные проблемы: недостаточный уровень автоматизации и интеграции систем, нехватка управленческого опыта, неясность бизнес-процессов.
С помощью категорийного управления закупками можно точечно оптимизировать расходы путем более качественного планирования, оперативного управления и контроля.
Тем не менее, недостаточно просто выделить отдельную категорию товаров в списке и назначить для нее категорийного менеджера, так как для каждой категории необходимо разработать отдельную закупочную стратегию. Например, для малых закупок не имеет смысла использовать сложные процессы с большим количеством участников и согласований — достаточно простых процедур с минимальным контролем со стороны руководства.
Для успешной реализации эффективной системы категорийного управления необходимо оперативно получать информацию о наличии товаров на складе и изменении цен, тщательно контролировать исполнение договоров и активно развивать поставщиков. Для этого требуется интеграция баз данных и информационных систем. Привычная работа с таблицами в Excel, вероятно, не принесет ожидаемых результатов в осуществлении категорийной стратегии.
Основные изменения в категорийной стратегии на 2023 год
- упрощение процедур, связанных с проведением небольших закупок;
- оптимизация закупок производственных материалов на товарных биржах;
- снижение объема складских остатков благодаря более частым поставкам методом Just-In-Time (Под «ключ»).
Управление цепочками поставок в режиме проектной деятельности
Вызовы: освоение новых рынков, проектные закупки, неожиданные риски.
Будем реалистами — многие отечественные компании, минимум, попытаются обойти санкции через реэкспорт с зарубежных рынков. Естественно, это повышает стоимость товаров для покупателя и вносит дополнительные риски, но в некоторых ситуациях это единственный способ поддерживать производство, особенно в отраслях, требующих научные знания.
Даже если мы не будем обсуждать вопрос обхода санкций, все равно российские компании будут искать новых поставщиков на рынках, которые раньше не считались основными из-за высоких логистических издержек и слабых деловых контактов. Можно найти новых поставщиков, например, на рынках Южной Америки, Тихоокеанского региона, Передней и Центральной Азии, Африки, но доставка продукции из этих регионов, за исключением стран ЕАЭС, будет сопряжена с определенными трудностями.
В ближайшее время закупками на внешних рынках придется управлять в режиме проектной деятельности, что требует централизации управления логистической функцией хотя бы на уровне отделов по внешним связям. Фактически, это ручное управление, где многое зависит от профессионализма исполнителей.
С другой стороны, бизнес-процессы бэк-офиса все еще включают в себя проектные команды. Качество этих процессов непосредственно влияет на эффективность логистики, поэтому сейчас самое время заняться их оптимизацией.
Постоянное совершенствование бизнес-процессов
Проблемы, с которыми мы сталкиваемся: частичная автоматизация, отсутствие подробных регламентов, недостаточная гибкость процессов.
В кризисных ситуациях время становится самым ценным ресурсом. Гибкость бизнеса, то есть способность быстро принимать решения в случае неудачи, зависит от наличия свободного времени.
Не секрет, что оптимизация операционного управления — документооборота, координации сотрудников, информирования, обучения, контроля и мониторинга — может ускорить процесс закупки на 30%. Именно эти задачи определяют качество бизнес-процессов в компании.
Даже те российские компании, которые разработали продуманные стратегии для осуществления закупок, не смогли их полностью автоматизировать, хотя автоматизация – самый простой способ сэкономить время.
Тренды в управлении операционными закупками в 2023 году
- отказ от фрагментированной автоматизации в пользу интегрированных решений;
- стандартизация контроля соблюдения регламентированных сроков;
- более пристальное внимание к администрированию договоров;
- автоматизация процесса планирования и бюджетирования;
- внедрение элементов контроля соответствия (в случае экономических мобилизационных мероприятий) в бизнес-процессы.
Для внедрения такой оптимизации необходимо будет вложить дополнительные средства в модернизацию информационной архитектуры предприятия. На российском рынке существует множество систем, которые позволяют быстро создавать автоматизированные модели бизнес-процессов в сфере закупок. Одним из примеров такой системы является Comindware Управление закупками, разработанная специально для российского рынка в качестве альтернативы западному ПО.
Предложенную новую российскую систему для управления закупками стоит протестировать в условиях нестабильности.