Документооборот: добавка перед подписью

В деловом обмене документами распространена практика, когда перед подписью указывается дополнительная информация. Это происходит в случаях, когда документ подписывает лицо, не уполномоченное на это по организационным документам, или информация о котором не указана в реквизитах.

В таких ситуациях перед подписью добавляется дополнительная информация. Это указывает на то, что подпись проставлена, например, заместителем. Возникает вопрос, достаточно ли этой «добавки» для юридической силы документа? И как правильно оформлять документы, когда их подписывает заместитель.

О происхождении вопроса.

Такая традиция с использованием косой черты перед подписью существует уже давно и выходит за рамки законодательного регулирования. В 1988 году Главархивом СССР было установлено, что если нужное лицо отсутствует, а требуется его подпись на документе, то эти обязательства может взять на себя заместитель. При этом необходимо указать фактическую должность человека, который подписывает. Обязательно должно быть расшифровано Фамилия, Имя и Отчество подписывающего этот документ. Исправления допускается вносить чернилами или машинописным текстом с расшифровкой или уточнением должности: «и.о., зам». Исключены варианты с использованием предлога «за» или с постановкой косой черты перед названием должности подписывающего (приказ от 25.05.88 № 33).

Кроме того, в настоящее время существует определенный стандарт форматирования документов — Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Однако в этом стандарте не указано, каким образом должен подписываться заместитель. Это не означает, что использование косой черты является законным. Приказ Главархива № 33 все еще действует на территории Российской Федерации и не был отменен.

Следовательно, в соответствии с действующими правилами делопроизводства, заместителю необходимо поставить свою подпись и расшифровку, если он утверждает документ от имени генерального директора.

Однако, что делать, если в бухгалтерию поступает договор, который подписан косой чертой со стороны контрагента?

Что делать, если она уже присутствует в документе?

При наличии косой черты без указания фамилии и должности лица, подписавшего договор, суд может считать, что это неопределенное лицо (см. решение ФАС Московского округа от 15.07.02 № КГ-А40/4377-02). Такой договор может быть отклонен контрагентами и не признан налоговыми органами. Особенно неприятно, если этот договор должен быть учтен для целей налогообложения прибыли и осуществления вычета по НДС компанией.

Если вам предоставили клиентский договор с подозрительной подписью от вашего контрагента, то необходимо попросить вашего партнера предоставить подтверждение полномочий лица, которое поставило свою подпись. В качестве подтверждения может подойти доверенность или официальный документ о назначении этого лица исполняющим обязанности руководителя. Было бы разумно предложить вашим партнерам все же оформить сделку согласно установленным правилам. А именно: добавить в договор фамилию и должность лица, которое подписало договор, и ссылку на реквизиты документа, который дает этому лицу полномочия совершать данную сделку. В идеале, к договору была бы приложена копия такого документа.

Есть такой вариант. Если контрагент после этого одобрит сделку, то можно не беспокоиться о косой черте. О том, что именно можно считать одобрением сделки, говорится в пункте 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.2000 № 57. Партнером можно считать того, кто полностью или частично оплатил товары, принял их для использования, полностью или частично уплатил санкции или другие суммы за нарушение обязательств, осуществляет другие права и обязанности по сделке и т.д.

Такой же вопрос в отношении счетов-фактур.

И еще один важный вопрос оформления документов – это подпись руководителя на счете-фактуре (п.6 ст.169 НК РФ).

Если вам представляется счет-фактура, в котором упоминается подпись руководителя с косой чертой перед ней, возникает вопрос: что же делать в такой ситуации? В отделе косвенных налогов департамента налоговой и таможенно-тарифной политики России уверены, что эта косая черта не станет причиной отказа в возмещении НДС.

Также необходимо проверить соответствие других требований налогового законодательства, касающихся оформления подписи. Согласно пункту 6 статьи 186 Налогового Кодекса Российской Федерации, подписывать счет-фактуру может любое уполномоченное лицо. Поэтому использование пресловутой косой черты в подписи кажется не имеющим смысла. Достаточно передать полномочия по организации приказом или с помощью доверенности.

Стандартами реквизитов, установленными для данного бланка, предписывается, что подпись на нем может быть поставлена руководителем. Однако Министерство финансов разъяснило, что в случае, если подпись ставит не руководитель, указывать его должность не является обязательным. Важным фактором является наличие приказа о передаче полномочий в организации, который должен быть зафиксирован в этом документе. Однако, в данном случае необходимо расшифровать подпись (ссылка на письмо Министерства финансов России от 16.06.04 № 03-03-11/97). Тем не менее, если указана должность подписывающего, это также не будет считаться ошибкой для данного документа (ссылка на письмо Федеральной налоговой службы России от 20.05.05 № 03-1-03/838/8).

• Регистрация фирм
  • ООО
  • ИП
  • НО
  • Фондов
  • Филиалов
  • ИП и юридического лица
• ООО
• ИП
• Ликвидация некоммерческих организаций
• Банкротство физических лиц
• Переорганизация ЗАО в ООО
• Смена руководителя компании
• Смена учредителей организации
• Изменение юридического адреса
• Смена статистических кодов
• Перераспределение долей в уставном капитале
• Приведение документов в соответствие
• Изменение наименования общества
• Изменение размера уставного капитала
• Внесение изменений в ИП
  • Смена статистических кодов для ИП
  • Изменение места проживания
  • Изменение ФИО индивидуального предпринимателя
• Оформление СРО по строительству любого уровня сложности
• Получение СРО по проектированию
• Изыскательские работы
• Юридический адрес с почтовым обслуживанием
• Получение юридического адреса без почтового обслуживания
• Получение адреса с рабочим местом
• Получение фондов ФСС и ПФР
• Адреса налоговых инспекций
• Контакты Пенсионного фонда России
• Адреса и телефоны Фонда социального страхования
• Адреса Фонда Обязательного медицинского страхования
• Изготовление печатей и штампов различной сложности

Отзывы о нашей компании:В конце года у меня накопилось множество дел, а к тому же наступил период, когда необходимо подготовить все документы для сдачи годовой отчетности в налоговую службу.

Новости:

• 31.05.2022Правительство объединит Пенсионный фонд России и Фонд социального страхования в единый фонд и установит новые тарифы взносов
• 31.05.2022Предпринимателям будет разрешено платить штрафы со скидкой 50%
• 31.05.2022Центральный банк снизил ключевую ставку до 11%

Статьи:

• 19.05.2021Как работать, не привлекая внимания налоговых органов
• 02.09.2019Выездные налоговые проверки. Предпосылки.
• 16.05.2014Федеральный закон от 05 мая 2014 года №107 «О внесении изменений в Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»

Каким образом следует оформлять пункты текста в документе и какие использовать номера и знаки?

Помогите, пожалуйста, определить правильный международный стандарт для оформления перечислений: — ГОСТ 7.32-2017 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления» (в пункте 6.4.6 говорится: «перед каждым элементом перечисления следует использовать тире»); — ГОСТ 2.105-95 «Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам» (в пункте 4.1.7 говорится: «перед каждой позицией перечисления следует ставить дефис»)? В соответствии с толковым словарем Ушакова: — тире — это знак пунктуации, который представляет собой горизонтальную черточку и отличается от дефиса более длинной формой, он разделяется пробелами с обоих сторон; — дефис — это короткая черточка, используемая в качестве знака переноса или соединительного знака между словами, например, в слове «как-нибудь». Раньше разделы текста управленческих документов обычно нумеровались арабскими цифрами, после чего ставилась точка, и только потом начинался текст раздела. Однако в ГОСТ Р 7.0.97-2016 я заметила, что после номера каждого раздела сразу следует текст, то есть привычной точки уже нет. Итак, какой знак следует использовать в тексте документа при перечислении? Является ли это обязательным требованием или рекомендацией (если оно кажется нелогичным, можно ли продолжать нумеровать разделы арабскими цифрами и ставить после них точку)?

Своими мыслями делится Вера Иритикова, опытный специалист по управлению документами, эксперт Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ.

Каждый из упомянутых стандартов является правильным и требует обязательного соблюдения, если организация добровольно присоединилась, внедрила и использует их в своей работе. В каждом из этих стандартов присутствует обязательный раздел, называемый «Область применения». Рекомендуется начинать изучение стандартов именно с него.

Заполнение отчета о научной работе (НИР) соблюдая требования ГОСТ 7.32-2017, является необходимым при оформлении результатов интеллектуальной научно-исследовательской, проектно-конструкторской или проектно-технологической работы в виде документа. В случае, если в организации нет научных исследований или выполнения проектных работ (в рамках основных направлений деятельности или по договорам), отчеты по НИР не требуются. Следовательно, конкретная область, стандартизированная в ГОСТ 7.32-2017 (правила оформления отчетов по НИР), не является актуальной для вас.

Организация будет использовать ГОСТ 2.105-95 при создании текстовых документов для своих изделий в области машиностроения, приборостроения и строительства. Применение ГОСТ 2.105-95 ограничено текстовой частью научно-технических документов, которые являются частью системы конструкторской документации и обычно имеют графическую форму.

Относительно ГОСТ Р 7.0.97-2016, он относится к другой системе документации — к стандартам. Они являются добровольными нормативно-техническими документами и оформляются в соответствии с правилами, установленными в ГОСТ Р 1.2-2016 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления, внесения поправок, приостановки действия и отмены».

Вывод, который делаем, заключается в следующем: для документов, принадлежащих к разным системам документации, существуют индивидуальные требования к их составлению.

При оформлении управленческих документов, которые упоминаются в вопросе и относятся к системе организационно-распорядительной документации, необходимо руководствоваться ГОСТ Р 7.0.97-2016. Рекомендуется внимательно ознакомиться с требованиями к структурированию текста, приведенными в Методических рекомендациях к данному стандарту (формулировка аналогичная):

Пункт 5.18 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

… Документ может иметь разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Количество уровней структурирования текста не должно превышать четырех…

Действующий стандарт не содержит требования о заканчивании арабской цифрой пунктов и подпунктов точкой. Однако в ранее действовавших стандартах оформления организационно-распорядительных документов (ГОСТ Р 6.30-97 и ГОСТ Р 6.30-2003) данное правило рубрикации текста долго применялось и стало общеизвестным. Кроме того, оно соответствует нормам русского языка.

Поэтому рекомендуется поступать так же, как ранее: разделять объемный текст локальных нормативных актов и распорядительных документов на разделы, пункты и подпункты, нумеровать их арабскими цифрами и заканчивать точкой.

Отлично, что вы стараетесь анализировать проблемы и используете словари.

Как понимать косую черту перед подписью?

В деловом обороте распространена практика использования косой черты перед подписью, если документ подписывает не тот человек, данные которого указаны в реквизитах. Предполагается, что это означает, что руку приложил заместитель. Однако, возникает вопрос — достаточно ли этого символа для юридической силы документа? И как правильно оформить документы, если их подписывает заместитель?

В деловом обороте распространена такая практика. Если документ подписывает не тот человек, данные которого указаны в реквизитах, перед подписью ставят косую черту. Она якобы означает, что руку приложил заместитель. Но достаточно ли этого значка, чтобы документ имел юридическую силу? И как правильно оформить документы, если их подписывает заместитель?

Наталия Гуренкова, эксперт «УНП»

В деловом обороте практикуется такой прием. В случае, если в реквизитах указаны данные одного лица, а документ подписывает другое лицо, перед подписью помещается косая черта. Предполагается, что это означает, что подпись была сделана заместителем. Однако, возникает вопрос, достаточно ли этого символа для того, чтобы документ считался юридически действительным? Как правильно оформить документы, если их подписывает заместитель?

Привычка ставить черту перед подписью заместителя давно существует. И так же давно она не подпадает под правовое регулирование.

В 1988 году Главархив СССР определил, что делать, если на проекте документа отсутствует должностное лицо, подпись которого предусмотрена. В приказе от 25.05.88 № 33 архивное учреждение установило, что в такой ситуации в документе следует указать фактическую должность лица, подписывающего документ, и его фамилию. Выправления могут быть внесены чернилами или машинописным способом (например: «и.о.», «зам.»). Однако недопустимо подписывать документы с помощью предлога «за» или с проставлением косой черты перед названием должности.

Сегодня существует еще один стандарт для оформления документов: Унифицированная система организационно-распорядительной документации*. Однако, в этом стандарте ничего не сказано о том, как должен подписываться заместитель. Но это не означает, что косая черта является законной. Ведь приказ Главархива № 33 не был отменен и продолжает действовать на территории РФ.

Согласно правилам делопроизводства заместителю требуется поставить свою подпись и расшифровку, если он визирует документ вместо генерального директора.

Но что делать, если в бухгалтерию поступает договор, который подписан с косой чертой со стороны контрагента?

Присутствие косой черты само по себе не делает договор недействительным. Однако, если фамилия и должность лица, подписавшего его, не указаны, суд может считать, что это неизвестное лицо (см. решение Федерального арбитражного суда Московского округа от 15.07.02 № КГ-А40/4377-02). Контрагенты могут отказаться от исполнения обязательств по такой сделке, она может быть не признана и налоговыми органами. Это особенно неудобно, если речь идет о договоре, по которому компания планирует учесть расходы в целях налогообложения прибыли и применить вычет по НДС.

В случае, если договор был предоставлен контрагентами с некорректной подписью, следует запросить у партнеров подтверждение полномочий лица, которое поставило подпись. В качестве такого подтверждения может быть использована доверенность или распорядительный документ, подтверждающий назначение данного лица исполняющим обязанности руководителя. Рекомендуется предложить партнерам привести договор в соответствие с действующими правилами, внесши фамилию и должность лица, подписавшего договор, а также указав ссылку на реквизиты документа, которым данному лицу предоставлено полномочие на совершение сделки. Отличным вариантом будет приложить к договору копию такого документа.

Существует еще один вариант. Если соглашение будет одобрено контрагентом в будущем, нет необходимости беспокоиться из-за косой черты. Пунктом 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.2000 № 57 указаны конкретные действия, которые можно считать одобрением сделки. Партнер может считаться одобрившим сделку, если он полностью или частично оплатил товары, принял их для использования, полностью или частично уплатил штрафы или другие суммы в связи с нарушением обязательств, выполняет другие права и обязанности по сделке и т.д.

Еще один важный документ, на котором должен поставить свою подпись руководитель, это счет-фактура (пункт 6 статья 169 Налогового кодекса РФ).

Если вам попадется счет-фактура с косой чертой перед подписью, то следует обратить внимание на требования налогового законодательства. Согласно информации, полученной из отдела косвенных налогов Минфина России, наличие косой черты перед должностью руководителя само по себе не отменяет возможность получения вычета НДС.

Тем не менее, необходимо проверить, соответствуют ли остальные условия, касающиеся подписи, требованиям налогового законодательства. В соответствии с пунктом 6 статьи 169 НК РФ, счет-фактуру может подписать любое уполномоченное лицо. Полномочия можно передать через приказ организации или доверенность, выданную от имени организации.

Руководитель должен подписывать стандартные реквизиты бланка счета-фактуры, согласно Минфину. Если документ подписывает другое лицо, то указание его должности не обязательно, но необходимо предоставить расшифровку подписи (письмо Минфина России от 16.06.04 № 03-03-11/97). Однако, если лицо, подписавшее счет-фактуру от имени поставщика, укажет свою должность, это не будет ошибкой (письмо ФНС России от 20.05.05 № 03-1-03/838/8).

* ГОСТ Р 6.30-2003, утвержден постановлением Госкомстата России от 03.03.03 № 65-ст.

Возможность подписи документов с использованием косой черты

Как сократить написание «исполняющий обязанности директора». В наименовании должностей можно встретить обозначение «и о». Что оно означает и как правильно использовать его в официальных документах.

Документ, связанный с делегированием права на подписание документов от имени организации, доступен для скачивания бесплатно.

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, рекомендуется указывать должность при подписании документа в соответствии с штатным расписанием. Это означает, что даже временно исполняющему обязанности директора или другого сотрудника не требуется указывать этот статус, достаточно правильно указать наименование должности. Право на подписание документов возникает у исполняющего обязанности после назначения и издания приказа.

Дополнительную информацию о визировании документов вы можете найти в Системе Главбух.

Как правильно писать «И.о. директора»

• Формы документов на данную тему:
• Расписка о получении сотрудником имущества организации
• О присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
• Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
• Занесение информации о премировании в раздел «Сведения о награждении»
• Формирование резерва на гарантийный ремонт и обслуживание
• Расходы на социальную защиту инвалидов
• Дополнительное соглашение к трудовому договору, оформляемое при выдаче ежемесячной премии в форме натуральных благ
• Заявление сотрудника на получение зарплаты в форме натуральных благ, оформляемое при выдаче ежемесячной премии в форме натуральных благ
• Внутренняя инвентаризация личного дела перед передачей дел в архив
• Договор транспортной экспедиции, в рамках которого экспедитор действует от своего имени

«Обозначение «и о» иногда используется в названиях должностей. Как его правильно писать в официальных документах и что оно означает, расскажем в этой статье.

• Корректное сокращение названия должности
• Информация из ГОСТ Р 7.0.97-2016
• Как правильно оформить указание на заместителя гендиректора

Как правильно оформить временное исполнение обязанностей генерального директора другим сотрудником

Как правильно записывать «и.о. директора» в соответствии с правилами правописания

Если при указании должностей сделать ошибку в сокращении, это может быть воспринято как неправильно заполненный документ. Кроме того, такое неправильное сокращение может лишить документ юридической силы. Поэтому вопрос о том, как указывать должность и обязанности генерального директора и как правильно записывать их в деловой переписке — не лишен значения.

Для того, чтобы узнать, как правильно написать ИО директора, мы обратимся к правилам правописания. Согласно этим правилам, в данном написании нужно использовать строчные буквы и после каждой из них должна стоять точка. Напомним, что общеупотребительные словосочетания, такие как «то есть», «так далее» или «тому подобное», в сокращенном варианте записываются как «т.е.», «т.д.» или «т.п.». Поэтому, правильным будет написание «и.о.» в случае с «исполняющим обязанности». Если сокращенное словосочетание находится в начале предложения, то первая буква будет заглавной: «И.о.». Вторая буква сокращения всегда будет прописной.